삶이야기2009. 5. 11. 08:30
저 역시 1년 전만 해도 효율적 회의를 위해서 노트북을 항상 가지고 참석했습니다. 하지만, 노트북으로 인하여 오히려 회의 진행이 불편하더군요. 서로 눈을 마주치지 않고 노트북 화면만 바라보며 회의가 진행되니 각자 자기가 할 말에만 관심가질 뿐 상대의 말에 주의깊에 들으려 하지 않습니다.

그렇다보니, 회의 시간이 더 길어지고 생산적 회의라기 보다는 단순 보고용 회의(그건 그냥 메일로 해도 되는데 말이죠)가 되기 일쑤입니다.

특히 단순 업무보고가 아닌 토론이나 이슈 해결 등이 목적이라면 노트북없는 회의가 더 효율적입니다.
사실 업무보고 회의도 노트북없이 진행하는 것이 좋습니다. 그래야 중요한 이슈와 업무 사항을 외워서 보고 할테니까요...

그래서 저는 최근에 노트북없이 아이폰을 들고 회의에 참석합니다. 구글 캘린더에 회의에서 보고할 주요 이슈만 간단한 키워드로 기록해두고, 회의에 참석해서 보고할 사항은 캘린더에 기록한 내용만 보고 발표합니다. 메모해야 하는 중요한 사안이 있다면 아이폰의 녹음 기능을 이용하거나 중요한 키워드 위주로 간략하게 메모를 이용합니다.

주의력 결핍된 자기 할말만 하는 1시간짜리 회의를 하시겠습니까... 핵심 사항만 빠르게 토론해서 상호 교류하는 30분짜리 회의를 하시겠습니까.

그 회의 진행에 중요한 방해요소 중 하나가 바로 노트북입니다.
Posted by oojoo

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  1. 요즘 저는 수첩과 볼펜으로 회귀했습니다. 여기에 중요한 장면을 찍을 셔터음 없는 디카 정도. 서브노트북을 쓰다가 부피를 줄이려고 UMPC, PDA도 써보고 타자소리가 거슬려 타블렛노트북도 써봤지만 효율성에서 수첩에 기록하는 것이 가장 낫더군요. 강의 내용을 전부 기록할 내용이라면 노트북이 필요하겠지만 남들과 이야기하거나 중요 내용만 기록하는 용도로는 수첩이 가장 좋은 것 같습니다. 양이 많을 때는 방해되지 않도록 소리 안 나는 디카로 화면을 찍어서 보관하는 정도입니다. 말씀하신 것처럼 상대의 말에 대한 집중이 중요한 것 같습니다. ^_^

    2009.05.11 10:10 [ ADDR : EDIT/ DEL : REPLY ]
  2. 심용규

    저도 지난 해 말까지는 회의상 노트북을 들고 참석했으나 올해 회사를 이직하고 대표님을 통해 회의시간에 노트북이 방해요소가 될 수 있다는 말씀을 듣고 노트와 펜을 들고 참석하고 있습니다. 덕분에 필기체가 좋아지고 있는 효과를 보고 있습니다 ^^

    2009.05.11 10:21 [ ADDR : EDIT/ DEL : REPLY ]
  3. 저 역시 PT를 해야할 경우가 아니면 회의장소에 노트북 대신 다이어리와 볼펜을 들고 갑니다.
    말씀대로 노트북을 펼친다는 건 상대방과 보이지 않는 벽을 쌓는다는 느낌이 없지 않습니다.

    2009.05.11 11:23 [ ADDR : EDIT/ DEL : REPLY ]
  4. 열고 켜고 연결하고 치고... 불편하지요. 그냥 샤프와 A4 이면지 하나면 충분합니다.

    2009.05.11 12:20 [ ADDR : EDIT/ DEL : REPLY ]
  5. 회의 기록은 필기 도구가 제일 좋은거 같네요. 회의 내용을 전부 기록할 필요가 있을 때는 보이스레코더를 따로 들고가기도 합니다. 사진기도 필요한 경우가 있구요 (화이트보드에 적은 변화하는 도식들을 기록하기에 좋죠)

    2009.05.11 13:13 [ ADDR : EDIT/ DEL : REPLY ]
  6. 회의 진행자 외에는 노트북을 가져오지 말도록 합니다. ㅎㅎ

    2009.05.11 15:26 [ ADDR : EDIT/ DEL : REPLY ]
  7. 의외로 노트북을 가지고 회의를 하시는 분들이 많은가 봅니다. 아무래도 보수적인 나이드신 분들이 많은 곳은 노트와 펜을 가지고 회의를 주로 합니다..

    2009.05.11 22:42 [ ADDR : EDIT/ DEL : REPLY ]
  8. 회의의 필요목적에 따라 노트북-노트와 필기구-아이팟 터치로 병행을 하니 집중할 수 있는 여력이 분산되어 좋았습니다. 신구세대의 필기 사용 방법을 병행하는 것도 좋을 것 같아요.

    노트북을 가지고 들어가면 oojoo님이 말씀하신 것처럼 조금은 분산되는 것 같으면서 몰입이 안되는 면이 크더군요.

    2009.05.12 17:01 [ ADDR : EDIT/ DEL : REPLY ]
  9. 공감가는 글이네요~

    사실 발표준비를 제대로 하다보면 거기에 들어가는 시간도 만만치 않을때가 많은 것 같습니다.

    중요한 것은 내용일텐데 말이죠...

    2009.05.22 22:27 신고 [ ADDR : EDIT/ DEL : REPLY ]

삶이야기/책이야기2008. 8. 19. 08:00
여러분 회사는 회의 시간이 어떻게 되나요? 많은 직장인들이 지루한 회의시간과 기약없이 길어지는 회의에 불만이 많더라구요. ^^ 회의의 중요성은 인정하지만(정말 필요하죠), 체계없는 회의는 저 역시도 불만이 많습니다.


일전에 회의와 관련하여 특강을 하기 위해 정리하면서 더더욱 회의 정책과 가이드가 중요하다는 것을 깨달았습니다. 강의 자료는 아래 파일을 참고하시구..

회의팁특강.pdf

회의 관련한 책 중 아래 서적이 기억에 남습니다. 회의에 대한 지침이나 가이드는 아니지만, 회의의 중요성과 회의를 참여함에 있어 어떤 마음의 자세를 가져야 하는지.. 회의에 어떻게 참여해야 하는지에 대해서 잘 기술되어 있습니다.

강한 회사는 회의시간이 짧다 - 10점
랄프 G. 니콜스 & 레오나르드 A. 스티븐스 지음, 심영우 옮김/21세기북스(북이십일)

요약 내용을 참고하시고... 무엇보다 바람직한 회의를 진행하기 위해서는 회의를 주최한 주최자의 역할이 중요합니다. 특히, 회의는 반드시 회의록으로 정리가 되어야 하며 회의록에는 회의에 대한 FACT와 회의 이후의 Action PLAN, COMMENT 등이 담겨 있어야 합니다. 가장 중요한 것 하나! 회의록 정리는 반드시 시니어 혹은 리더, PM이 해야 합니다. (제가 아는 한 회사는 아르바이트나 주니어에게 회의록 정리를 시키더군요. 이런 개념없는...)

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Posted by oojoo

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  1. 일전에 JPMorgan의 회의 관련 자료를 본 적이 있었는데, 효율적인 회의를 위해 지켜야할 가이드라인이 상세하게 적혀있던 것이 인상적이었습니다. 그 가이드라인을 참고로 제가 속한 그룹의 회의를 평가해 본 적이 있었는데, 놀랍게도 0점이었던 것이 기억납니다 ^^

    정말 회의를 위한 회의, 회의스러운 회의에서 얼른 벗어나고 싶습니다.

    2008.08.19 13:36 [ ADDR : EDIT/ DEL : REPLY ]

비즈니스이야기2008. 5. 26. 08:30
회사에서 가장 지겨운 업무 중 하나로 손 꼽는 것이 회의죠. ^^

회의를 효율적으로 할 수 있는 방안과 몇가지 시간관리 테크닉을 정리한 자료입니다.


한 회사에서 특강 요청이 와서 정리해보았습니다.
유용한 도움이 되시길~~
Posted by oojoo

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비즈니스이야기2006. 10. 6. 21:38

체계적인 시스템을 갖춘 회사라면 회의록 양식이 있을 것이다. 모든 회의에는 회사에서 정해준 양식에 맞게 회의록을 정리해 보고하도록 할 것이다. 하지만, 이 같은 회의록 양식이 있다고 하더라도 체계적으로 회의록을 관리하고 보고하는 경우는 드물다. 회의록 작성은 여간 귀찮고 번거로운 것이 아니기 때문이다. 또, 작성한 회의록을 보고한다 하더라도 꼼꼼하게 읽어보는 상사나 동료를 만나기도 쉽지 않다. 그렇다보니 회의록 작성은 형식적으로 작성하게 되고 회의 참석자 중에서 가장 연차가 적은 주니어가 작성하는 경우가 태반이다.

회의록은 회의에 대해서 알고 있어야 할 상사와 회사내 직원과의 회의 내용 공유를 위해서 필요하다. 또한, 회의에 참석한 사람들에게 회의 내용에 대한 확인과 잘못된 내용이 있는지를 정정하기 위해 필요하다. 하지만, 그보다 더 중요한 회의록이 있다. 바로 자신을 위해 작성하는 회의록이다. 회의에 참석한 사람 중에는 회의록을 작성하도록 사전에 지정받은 사람이 있을 것이다.(물론 그러한 시스템이 없는 회사라면 그런 회의록 작성자조차 정해지지 않았겠지만) 비록 그렇게 회의록을 정리하는 사람이 있다 할지라도 나 자신을 위해 회의록을 별도로 작성해두는 것이 좋다.

그렇게 나를 위한 회의록은 왜 필요할까? 우리가 회의를 하는 이유는 나 혼자할 수 없는 일이기에 함께 논의해서 해결 방안을 강구하고 정리하고자 함이다. 회의를 통해서 도출된 결과와 실행방안, 검토해야 할 사항들에 대해서는 회의에 참석한 참석자마다 다를 수 밖에 없다. 공식적으로 회의록을 작성하는 옵저버는 회의 때 발언한 내용들의 Fact만을 기술할 뿐이다. 말속에 숨은 뜻과 앞으로의 계획, 참고해야 할 사항들은 옵저버의 회의록에는 기술될 수 없다. 또한 회의 참석자마다 회의를 통해 깨닫고 느낀 점은 모두 다를 수 밖에 없다.

나를 위한 회의록에는 바로 이러한 것이 기록되어 있어야 한다. 단지 회의에서 발언한 내용들만 기록하는 것은 무의미하다. 회의 이후에 무엇을 해야 할지, 회의를 통해서 느낀 나의 생각 등이 수록되어 있어야 한다. 이러한 기록은 내가 해야 할 업무를 어떻게 관리하고 계획해야 할지 정리하는데 큰 도움이 된다. 그리고, 이렇게 쌓인 회의록은 3개월, 6개월, 1년 후에 참고해서 회의를 통해 진행된 업무에 대한 진단과 점검을 하는데 큰 도움이 된다. 인간의 기억력은 시간에 반비례한다. 수많은 기억력 실험을 보면 인간이 기억할 수 있는 숫자나 사건, 이름 등에는 시간이 흐를수록 급격히 줄어든다는 것을 알 수 있다. 하물며, 1주일 전에 회의 내용을 어떻게 기억하고 있겠는가. 나 자신의 효율적인 업무 능력 향상과 관리를 위해서 회의록 작성은 반드시 필요하다.

그렇다면 회의록의 양식은 어떤 것이 좋을까? 내가 추천하는 회의록 작성 양식은 다음과 같다.

1. 회의시간, 장소, 참석자 명단 그리고 회의 제목을 기록한다.
2. 회의 때 발언한 내용을 Fact 위주로 기술한다.
3. 회의 결과를 Summary 요약한다.
4. 회의 이후에 무엇을 해야 할지 일정과 함께 Action을 기록한다.
5. 회의록 맨 마지막에 회의를 통해 느낀 나만의 생각을 Comment로 기록한다.
6. 회의록에서 중요한 키워드는 굵은 글자로 표시한다.
7. 다른 사람에게 알리고 협조를 구해야 하는 것은 파란색, 빨간색, 녹색 등으로 표시한다.

Posted by oojoo

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