PC를 사용하는 시간이 늘수록 늘어나는 것은 하드디스크에 저장된 파일들이다. 이 파일들은 그 종류가 다양하다. 동영상, MP3 파일부터 시작해서 각종 문서 파일들과 소프트웨어를 설치하며 저장되는 파일에 이르기까지 다양하다. 이중 문서 파일들은 주로 학생이나 직장인들이 사용하는 PC에 많이 쌓이기 마련이다. 이러한 문서 데이터들을 어떻게 정리하고 관리하는 것이 좋을까? 데이터 파일을 효율적으로 관리하는 테크닉을 알아본다.
◈ 파일, 폴더 네이밍법
컴퓨터를 이용해 업무보고를 하고 보고서를 작성하고 제안서를 만들고 업무 관리를 하다보면 수많은 파일들이 넘쳐나기 마련이다. 이렇게 넘쳐난 파일을 효과적으로 관리하는 것은 책상 위를 깔끔하게 치우는 것과 같다. 책상 위가 정리 정돈이 잘 되어 있고 서류가 제자리에 있다면 업무를 볼 때 편리하고 주변 사람들도 그 자리의 주인에 대해 남다른 시각으로 볼 것이다. 파일 역시 마찬가지다. 컴퓨터에서 사용하는 파일을 어떻게 관리하느냐에 따라 원할 때 해당 파일을 보다 빠르게 찾을 수 있을 뿐 아니라 업무 진행 내역 등에 대해서도 쉽게 파악할 수 있어 실질적으로 업무 능력 향상에 큰 도움이 된다.
파일 관리는 책상 위를 정돈하는 것과는 다르다. 책상 위를 정돈하는 것은 누가 가르쳐 주지 않아도 누구나 할 수 있다. 하지만 파일 관리 방법은 누구나 할 수 있는 것은 아니다. 효과적인 방법에 대해 지도를 받지 못하면 스스로 그 방법을 터득하기가 그리 쉬운 일만은 아닌 것이다. 그렇다면 파일은 어떻게 관리하는 것이 좋을까? 파일 관리의 시작은 파일을 만들 때 시작된다. 즉, 파일의 이름을 어떻게 작명하느냐가 파일관리의 시작인 것이다.
XLS, DOC, PPT 등의 각종 파일은 문서를 열어보지 않는 이상 파일의 이름만 보고 그 파일의 내용을 판단할 수 밖에 없다. 그런만큼 파일의 이름을 결정할 때 나만의 정해진 규칙을 정하는 것이 좋다. 그 규칙은 업무 특성과 개인의 성향에 따라 달라질 수 있겠지만 대체로 예로 들면 아래와 같다.
날짜_문서주제와요약_Ver숫자.xxx
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20050412_전략기획실업무보고.doc
2월마케팅팀월별리포트.doc
20050512_경기도채용박람회제안서_Ver1.3.ppt
20050522_CI교체1차회의록.doc
위와 같이 맨 앞에 우선 문서의 생성 날짜를 기록한다. 이렇게 해두면 파일 이름만보고 쉽게 해당 파일의 생성 날짜를 확인할 수 있다. 물론 파일은 본래 처음 생성할 때 파일 속성에 날짜가 기록되지만 파일 이름에 표시를 해두면 추후 확인할 때 손쉽고 편하다. 또한 파일을 이름별로 정렬할 때 파일의 생성 날짜를 파일 이름의 첫 부분에 기록해두었기 때문에 순서대로 정렬되어 편하다. 단 날짜를 기록할 때는 반드시 두자리씩 표기해야 한다. 예를 들어 5월1일이라면 0501로 날짜를 표기해야 한다. 물론 굳이 날짜를 표기하지 않아도 되는 파일이라면 날짜는 생략해도 무방하다.
날짜 다음에는 파일의 내용에 대한 간단한 요약 단어, 주제어 등을 이용해 기록해둔다. 단 날짜와 구분하기 위해 날짜와 주제어 사이에 “_”를 기록해둔다. 주제어는 너무 길지 않고 간단 명료하게 네이밍한다. 하지만 문서의 핵심 키워드를 포함할 수 있도록 구성해야 하며 경우에 따라 파일 이름이 길어져도 상관없다.
마지막으로 해당 문서의 버전을 기록한다. 문서라는 것은 한 번만 수정하고 끝나는 것이 아니라 해당 파일을 회람하며 내용이 추가되기도 하고 삭제, 수정된다. 이렇게 여러 번 변경된 문서를 쉽게 구분하기 위해 맨 끝에 문서의 버전을 표기하면 편하다. “Ver1.0”은 처음 생성한 문서고, 약간의 내용 수정이 가해질 경우에는 “Ver1.1”, “Ver1.2”.. 등으로 표시한다. 만일 문서의 내용이 크게 변경될 때는 ‘Ver2.0” 등으로 소수점 앞의 숫자를 변경한다. 문서가 계속 업데이트될 필요가 없는 경우라면 버전은 표기하지 않아도 된다.
여러 명이 공동으로 문서를 작성할 때는 파일에 버전을 표기하는 것이 중요하다. 버전을 표기하지 않으면 어떤 문서가 가장 나중에 작성한 것인지 알기가 어려워 자칫 실수로 최근에 작성한 파일을 이전의 파일로 OverWriting할 수 있다. 또 여러 명이 공동으로 문서를 작업한다면 각자가 자신이 작성한 문서는 파일 이름 뒤에 ‘by이름’으로 구분해두는 것도 좋다. 이렇게 작성한 문서는 최종적으로 나중에 취합해서 정리하고 그 이전까지는 각자 문서 파일 이름을 다르게 저장해서 정리하는 것이 혼란을 최소화할 수 있는 방법이다.
파일 관리만큼 중요한 것이 파일을 담아두는 폴더이다. 폴더를 체계적으로 생성해서 폴더의 주제와 분류에 맞게 파일을 담아두어야 파일을 손쉽게 찾을 수 있다. 폴더의 생성과 분류, 구분은 업무 특성과 파일 관리 방법 등에 따라 천차만별이고 그 차이가 크기 때문에 그 규칙을 정하기가 쉽지 않다. 폴더 관리를 효과적으로 하기 위한 네이밍 방법을 알아본다.
시간의 흐름에 따라, 업무 프로세스에 따라 순차적으로 파일이 생성되는 경우에는 폴더의 이름에 숫자를 붙여 네이밍을 하는 것이 좋다. 예를 들어, 웹사이트를 기획한다고 하면 아래와 같은 방법으로 폴더를 네이밍하여 파일을 구분해서 저장하는 것이 좋다.
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01. 사전회의
02. 자료수집
03. 기획안_설계안
04. 스토리보드
05. 디자인_개발
06. 테스트
파일이 많을 경우에는 폴더 안에 서브 폴더를 별도로 생성해서 파일을 2-depth로 관리하는 것도 좋다. 하지만 파일이 많지 않을 경우에는 폴더를 너무 많이 만들어두면 번거로울 수 있으므로 각자의 업무 환경에 맞게 폴더를 운영하도록 하자.
폴더를 시간순으로 정렬하는 것도 좋은 방법이다. 날짜를 이용해서 해당 날짜 동안 생성된 파일을 저장하고 분류하면 파일은 시간순으로 정리가 된다. 특히 주기적으로 작성하는 업무보고나 분기결산 자료 등의 경우 이러한 방법으로 정돈하면 원하는 파일을 쉽고 빠르게 찾을 수 있을 것이다.
또한 폴더를 생성할 때 폴더 이름 앞에 숫자를 기입함으로써 정렬을 보다 쉽게 할 수 있다. 예를 들어, 시간순으로 폴더를 생성할 때 폴더 이름 앞에 ‘01’, ‘02’ 등의 숫자를 붙여두면 쉽게 구분할 수 있다. 숫자없이 그냥 폴더 이름을 지정하면 쉽게 최근에 작성한 폴더가 무엇인지를 파악하기 어렵다.
◈ 파일 저장과 백업법
데이터는 파일 네이밍과 폴더 정리법도 중요하지만, 어디에 어떻게 보관하고 백업하느냐도 관건이다. 한 곳에만 저장해두면 언젠가 갑작스러운 오류로 중요 데이터들을 잃을 우려가 있다. 그러므로, 두 곳 이상에 주기적으로 Sync를 해두고, 반기별로 DVD나 백업 하드디스크에 주기적으로 백업을 하는 것이 좋다.
윈도우 비스타의 검색 기능은 맥의 Spotlight처럼 훌륭한 검색 기능을 지원한다. 탐색기의 검색어 입력창에 검색어를 입력하면 파일 이름은 물론 문서 내에 포함된 문자를 검색 범주로 검색을 수행한다. 체계적으로 정리하고 분류한 파일들은 이러한 검색 기능을 이용해 보다 완벽하게 검색할 수 있다.
중요한 파일들은 FTP 파일 서버를 만들어 별도로 저장을 해두는 것이 좋다. 회사 PC, 집 PC 어디에서든 연결해서 파일에 접근할 수 있도록 파일 서버를 구축하는 것이 데이터를 효율적으로 관리하는데 큰 도움이 된다. 최근에는 수백 GB 정도의 하드디스크를 이용해 쉽게 개인 파일서버를 만들도록 해주는 기기들이 있다. 30~40만원 정도에 이러한 기기를 사용할 수 있다.
윈도우에서 제공하는 서류가방이라는 기능을 이용하면 현재 작업 중인 문서를 손쉽게 파일서버에 저장된 파일과 Sync할 수 있다. 이러한 유틸리티를 이용해서 작성 중인 문서를 쉽고 빠르게 동기화하며 이용할 수 있다.
또한, FTPSync라는 유틸리티를 이용해 특정 폴더에 저장된 파일들을 주기적으로 백업, 동기화할 수 있다.
이런 유틸리티를 이용해서 중요한 파일들을 여러 곳에 보관하고 동기화하며 백업, 관리하면 유용하다.
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하나포스에 기고한 전문을 모두 옮겼습니다.
