스마트워크는 업무의 품질을 높임으로써 시간당 생산성을 높이는 것을 말합니다. 그렇다면 조직 전체의 스마트워크를 통해 업무 효율을 높이는 가장 좋은 방법은 무엇일까요?
바로 리더의 솔선수범입니다. 일반적으로 직급이 높아질수록 연봉이 높아지며, 그 이유는 시간당 생산성이 높기 때문입니다.
그런 리더가 솔선수범을 통해 업무 품질을 높이면 그만큼 구성원들의 시간을 줄여줄 뿐만 아니라 보다 효율적인 업무 처리가 가능합니다. 특히 최근 IT 기술의 변화가 빨라지면서 산업 전반의 변화 속도와 시장의 변화도 빨라진만큼 리더가 빠른 의사결정을 하고 효율적인 업무 처리를 하면 그만큼 회사 전체의 변화 관리와 속도도 빨라지기 마련입니다. 물론 그러한 경쟁력은 고스란히 글로벌 경쟁력 강화에도 도움을 줄 것입니다.
그렇다면 리더의 스마트워크를 위한 솔선수범의 실행 강령은 무엇일까요?
첫째는 우선 디지털에 익숙해져야 한다는 것입니다.
컴퓨터와 웹 검색 그리고 이메일과 스마트폰은 업무에 없어서는 안되는 중요한 디지털 도구입니다. 전쟁터에 나간 군인에게 무기가 전쟁의 승패를 결정하는 중요한 요소인만큼 디지털 툴은 직장인에게 더 빨리, 더 높은 성과를 달성하는데 도움을 줍니다. 대면해서 PPT나 DOC로 보고를 받는 방식을 넘어 이메일, 메신저 더 나아가 인트라넷 등을 통해서 업무보고를 하는 방식에 익숙해지는 것을 넘어 의사결정과 업무지시 또한 디지털스럽게 바뀌어야 합니다.
무엇보다 디지털의 강점은 모든 지식을 저장하고, 언제든 필요할 때에 빠르게 접근할 수 있다는 점입니다. 개인의 경험과 배움을 개인 컴퓨터나 머릿속에 저장해두는 것은 개인의 경쟁력을 높이는 것일 뿐 회사 전체의 경쟁력이 높아지는 것이 아닙니다. 모든 개인의 지식과 경험을 문서 자산화 시스템을 기반으로 회사의 시스템에 쌓아두면 집단의 지식이 커지고 그것을 이용할수록 회사의 지혜는 더욱 두터워집니다. 이러한 변화관리를 위해서는 리더가 솔선수범하며 디지털 툴에 익숙해져야 하며, 그것의 사용을 장려해야 합니다. 그러려면 스스로가 디지털 툴을 이용해 리더의 경험과 지식을 기록하고 적극적으로 사용해야만 구성원들도 그렇게 움직입니다.
제 개인의 사례를 공유하자면, 에버노트라는 서비스 혹은 회사에서 제공하는 지식 관리 시스템에 제가 경험한 모든 프로젝트에 대한 세부적인 사항들, 예를 들면 프로젝트를 진행하며 정리된 문서와 각종 회의록 그리고 중요한 의사결정 등에 대해 일기처럼 기록하고 있습니다. 이렇게 기록된 데이터는 수시로 구성원들과 공유함으로써 제 개인의 경험으로 그치지 않고 그 경험을 나누고, 합함으로써 집단 전체의 지혜가 커질 수 있도록 독려하고 있습니다. 이런 스스로의 변화관리는 곧 모든 구성원들이 변화하게 하는데 마중물이 되고 있습니다.
둘째는 문서 작성과 보고 형식의 제한에서 탈출해야 합니다.
굳이 document를 대면해서 보고를 받지 않고, 이메일 내용만으로 파악해 판단하고 지시와 의사결정을 내리는 것은 조직 전체의 시간을 줄여줌으로써 실행력을 제고하는데 절대적인 역할을 합니다. 또한, 문서의 양식 또한 정형화된 PPT, DOC를 벗어나 마인드맵이나 에버노트 등의 다양한 디지털 문서 작성툴을 이용해 보고할 내용의 특성에 맞게 유연한 문서 작성툴을 사용하도록 장려해야 합니다. 오랜 습관으로 굳어진 기존 보고 양식과 천편일률적인 문서 형태는 표현의 자유로움을 제약할 뿐 아니라, 그 양식에 맞춤으로써 사고의 제한을 가져올 수 있습니다. 화려한 문서 장식과 불필요한 이미지와 다이어그램을 써서 눈을 괴롭히는 것보다 명확하게 설명해야 할 핵심 내용만 명쾌한 키워드 중심으로 서술하게 하거나, 직접 노트에 필기한 내용을 카메라로 촬영해서 보고하는 파격적 자유로움조차도 허락해야 합니다.
저 같은 경우, 집 서재에 커다란 화이트보드를 설치해두고 이메일로 보고받은 각종 문서들에 대해서 재해석하고 제가 이해한 바를 정리해서 기록하고 있습니다.
이렇게 기록된 내용을 카메라로 촬영해서 별도 문서 작성없이 경영진에 업무보고를 하곤 합니다. 예쁘게 문서 작성을 하고 치장하는데 구성원들의 시간을 낭비할 필요없이 전하고자 하는 바만 빠르게 전달해서 신속한 의사결정을 받을 수 있도록 하기 위함입니다. 이러한 보고 방식은 비록 기존 보고서 형태와 다르지만, 오히려 불필요한 시간 낭비를 줄이고 전달하고자 하는 메시지 그 자체에 집중해서 보고할 수 있어 시간과 품질면에서 큰 강점을 가집니다.
셋째는 업무보고 회의 운영 방식을 변화하라는 것입니다.
대체로 업무보고 회의는 리더는 듣고, 참여자들은 돌아가면서 발표하는 방식으로 진행됩니다. 발표가 진행될 때에 해당 내용과 업무가 무관한 부서는 딴짓을 하곤 합니다. 5명이 10분씩 돌아가며 발표하면 리더는 50분 모두 온전히 집중하지만 참여자 5명은 자기 발표 10분만 집중할 뿐입니다.
업무보고를 보고자가 아닌 리더가 발표하면 회의는 더욱 효율화됩니다. 리더가 각 5명에게 리더가 이해하고 생각하고 있는 각자의 업무 상황에 대해서 발표를 하면, 모두가 집중할 수 밖에 없습니다. 물론 이렇게 업무보고를 진행하려면 그만큼 리더는 평소에 각 5명의 업무 내역에 대해 제대로 파악하고 있어야만 합니다. 리더가 더 피곤하고 챙겨야 할 것이 많지만 조직의 긴장감은 더욱 커지고 업무보고 회의는 보다 효율적으로 운영될 수 있습니다.
비단 업무보고 회의 뿐만 아니라 일반적인 업무 관련 회의에서도 굳이 발표자가 30-40분을 발표할 내용을 문서 내용있는 그대로 읽으며 설명하고 이후 Q&A, 토론을 진행하는 것보다 바로 Q&A로 들어가는 것이 더 효과적입니다. 단, 그렇게 하기 위해서는 회의 하루 이틀전에 보고자는 발표할 자료를 공유하고, 참석자들은 모두 해당 자료를 꼼꼼하게 읽고 이해하고 들어와야 합니다. 회의에 들어와서 문서를 보며 이해하는 것보다 사전에 충분히 이해하고, 의문점이나 의사결정해야 할 포인트만 짚어서 토론을 하는 방식으로 회의가 진행되면 회의 시간이 단축되는 것은 물론 더 숙성된 토론과 Q&A가 가능합니다.
하지만, 이렇게 회의가 운영되려면 그만큼 사전 준비하고 고민해야 할 사항이 늘어납니다. 그리고 그것은 온전히 리더의 고생이기도 합니다. 그만큼 리더가 솔선수범해서 나서면 회사 전체의 시간은 절약되고, 업무의 효율성은 증대되기 마련입니다. 스마트워크는 아래에서부터가 아니라 위에서부터 시작되어야 합니다. 또한, 초기 몸에 맞지 않던 옷을 입는 것이기 때문에 그만큼 변화관리의 노력과 리더의 노력이 요구됩니다. 리더가 조금 힘들면 구성원 모두가 편해지며, 업무 품질은 극대화됩니다.
함께 읽어보면 좋을 글들..
