지난 6월16일에 출간한 시간관리 책에 대한 성원 감사드립니다.
제 블로그를 찾아주시는 분들, 그리고 트위터 팔로워분들 덕분에 책이 잘 나가고 있습니다. 비수기인 휴가철인데도 말이죠.

고마움에, 책 내용에서 다루지 못한 내용을 저자 강연회로 소개해드리려 합니다.

 1. 7월29일 목요일 저녁 7:30부터 1시간30분간 구로디지털단지 휴넷에서...
 2. 7월31일 토요일 오전 10시부터 한남동 다음에서.. (위치)

모두 무료 세미나이며, 1번은 휴넷 페이지에서 신청하시고 참석하셔야 하며..
2번은 책을 구매한 모든 분(아직 구매하지 않으신 분도 그냥 오세요 ^^)은 책을 가지고 오시면 참석 가능합니다. (미리 참석자 이름과 소속만 여기 메일로 보내주세요.  blackjy@cyber.co.kr )

토요일에 있을 시간관리 강연회는 아래와 같이 진행됩니다.

주최 : 성안당
시간 : 토요일 오전 9시50분까지 행사장에 도착하셔야 합니다.
장소 :
한남동 단국대 옆 일신빌딩 5층 다음커뮤니케이션 (위치보기)

[프로그램]
10시~10:50 - 김지현 "직장인을 위한 시간관리의 노하우 5선 테크닉" 강연
  - 다과 시간 -
11:15~:12:15 - 씽크와이즈 김기홍팀장님의 "시간단축을 위한 마인드맵을 이용한 협업과 프로젝트 관리법" 강연
 - 저자 사인회 -

[기타]
1. 책을 구매하지 않은 모든 분들에게 열린 공개 세미나입니다. (단, blackjy@cyber.co.kr 로 참석 메일 주세요. 참석자 이름과 소속 표기)
2. 행사장에서 저렴하게 책 구매 가능합니다.

* 토요일 오전부터 뭔 강연회인가 싶죠? "일찍 일어난 새가 배부른 법"입니다. 비록 아침 시간이지만 오셔서 강연 들으시면 후회 않으실 것입니다.


아무튼 책이 주목받게 된 것은 트위터/블로그를 통해 PR한 효과 덕분이라 생각합니다.
아래 제가 등록한 시간관리 책 소개 포스팅에 트위터 RT한 트윗만 106개나 됩니다.

"시간관리 김지현"으로 구글링을 하면 나오는 수 많은 글들로 인해 책이 입소문 효과를 얻는 것이라 생각합니다.
혜민아빠님의 인터뷰동영상 덕분이기도 하죠. 물론, 수 많은 블로거분들의 리뷰 덕분이기도 하구요.

[블로그 리뷰]
못 오시는 분들을 위해.. (강연회에서는 아래 동영상보다 보강된 내용이 소개됩니다.)
참고 : 시간관리 특강 동영상

강연 후기1
  강연후기2
세종대 강연 후기
Posted by oojoo

시간관리 책을 원작으로 한 다음 만화(웹툰)입니다.


오랜 산고의 고통 끝에 "시간관리"를 주제로 한 제 책이 출간되었습니다. 현재 주문 가능.. 관심있으신 분들은 아래 페이지에서 구매를 해주세요. 글을 쓰는 필자로서 가장 보람되는 것은 책이 나올 때와 책이 많이 팔릴 때입니다.

예스24 판매                             다음책 판매                      인터파크 판매
네이버책 판매                        교보문고 판매

이번 책은 제게는 참 감회가 새로울 뿐 아니라 기대도 큽니다. 시간관리라는 주제는 제가 가진 역량과 Skill 중 스스로 자신을 가지고 말할 수 있는 내용이기 때문에 이번 책에 대한 기대가 클 수 밖에 없습니다. 물론 시간관리라는 주제는 이미 너무 많은 책들이 나와 있을만큼(무려 80여권이 넘습니다.) 고루한 내용입니다. 그럼에도 불구하고 제가 이 주제로 글을 쓴 것은 "시간을 효용적으로 관리하는 구체적인 사례 중심의 테크닉"을 정리하고 싶어서였습니다. 즉, 고스란히 제 시간관리의 노하우와 경험이 녹아난 책이죠.

저는 1993년 대학 입학 후, 95년부터 집필을 시작해서 약 15년간 40여권 정도의 책을 집필했습니다. 2000년부터 직장생활을 본격적으로 했으니, 직장생활 중에도 꾸준하게 책을 집필해온 것이죠. 참 쉽지 않은 일이었고, 지금도 무척 어려운 일입니다. 2가지 일을 병행한다라는 것 자체가 어려울 뿐더러 책을 쓰는 것은 정말 보통의 시간관리가 아니고서는 어렵죠.
(그간 집필한 책들입니다.)

그렇기에 "시간관리"라는 주제는 제게는 가장 자신있는 내용이기도 합니다. 제가 가진 역량의 대부분은 시간을 효율적으로 관리함으로써 나온 것이기 때문이죠. 그러한 제 경험을 기반으로 집필한 구체적인 실행방안과 실전에 어울리는 내용으로 구성했습니다.

사실 이번 시간관리 책을 우여곡절도 많습니다. 약 2년전에 기획을 하고 집필을 끝내고서도 출판사를 찾지 못해서(임자를 만나지 못해) 세상에 선보이지 못했거든요. 작년에 성안당과 계약을 맺고 1년 넘게 표류하다가 이제서야 세상에 빛을 보게 되었습니다.

우선, 아래 시간관리와 관련된 동영상 특강과 강의 자료들을 살펴보시고..


상기 자료들을 통해서 괜찮다 싶으시면, 구입을 해주세요. ^^ 많이 구입해야 더 주목을 받고, 그래야 더 많은 독자들에게 제 시간관리의 비법을 소개해드릴 수 있으니까요.



이번에 책이 늦게 나오게 된 결정적 이유는 표지 결정에 상당한 고심을 했기 때문이라네요.(출판사 왈 ^^) 제가 보기엔 거기서 거기 같아 보이는데, 전문가들의 눈에는 다른가 봅니다.



[목차]
Part 01. 야근을 없애는 일 처리의 파레토 법칙

시간당 생산성을 높이는 방법

시간을 낭비하는 김 대리의 하루 | 시간 관리의 달인, 이 대리의 하루
시간 관리의 두 가지 왕도 | 스마트한 시간 관리의 비법

시간을 단축하는 사고법
일과 나의 궁합 맞추기 | 업무 경험을 내공으로 축적하기 | 업무를 간소화하고 최소화하는 비법

GTD를 이용한 일 처리 비법
GTD의 기본 철학 | 해야 할 모든 일을 빠르게 분류한다
우선순위의 업무를 처리한다 | 잊지 않고 일을 추적한다

퇴근 10분 전 알차게 활용하기
하루 일과 속 불필요한 시간을 찾아낸다 | 퇴근 전 완료된 일 정돈하기 | 내일 할 일 재정리하기

시간을 통제하는 사람
나 자신을 알라 | 못한다고 말해야 한다 | 내일을 바라본다

프로젝트 모니터링법
끝낸 일은 반드시 잊어라 | 업무 진척도를 기록하라 | 업무 요청의 피드백 받기

일 처리의 파레토 법칙
2 대 8의 법칙 | 핵심 과업을 위한 준비 | 빠른 피드백으로 인정받기

직장인의 숙명, 멀티태스킹
정확한 임무 하달받기 | 커뮤니케이션 로스 줄이기 | 집중해서 일하고, 기억하기

회의 시간 단축법
회의 목적과 방식 이해하기 | 시작과 끝 시간 준수하기 | 회의록 정리하기


Part 02. 시간 관리를 위한 기본 철칙

사람으로 줄일 수 있는 시간

할 수 있는 사람 찾기 | 함께할 사람 찾기 | 조력자와 후원자 찾기

시간 관리의 시작, 할 일 잊지 않기
해야 할 일의 중요성 | TO DO 잊지 않기 | 사소한 일 가장 먼저 하기

철두철미한 일정 관리 테크닉
미팅, 회의 약속 지키기는 만사의 기본 | 언제 어디서나 시간표 관리 | 일정 관리의 핵심은 내용

경험에서 배워 일의 속도 단축하기
업무 내역을 꼼꼼하게 기록하기 | 기존 프로젝트의 복기를 통해 배우기 | 업무 후 결과를 업무일지에 기록하기

일의 우선순위 정리법
일의 파급 효과 판단하기 | 상사에게 물어보기 | 동시 다발적으로 모두 해내기

시간당 생산성 높이기
몰입과 집중의 힘 | 생산적인 시간 활용법 | 자투리 시간 활용법

업무 지체 지점 찾아내기
항상 막히는 곳은 정해져 있다 | 업무를 진행하는 네 가지 방식 | 권한 위임의 중요성

성실함과 책임감의 시간 관리
똑똑함은 성실함을 이길 수 없다 | 사명감으로 완수하는 뚝심의 힘 | 작은 목표로 큰 목적 달성하기

리더의 팀 시간 관리
멍부, 멍게, 똑부, 똑게의 차이 | 그들의 시간을 관리하는 테크닉 | 적절한 툴의 이용과 가치

성실한 사람도 즐기는 사람을 이길 수 없다
할 수 있는 일과 하고 싶은 일의 차이 | 즐겁게 일하는 것이 핵심 | 워커홀릭과 일을 즐기는 것의 차이

미래의 시간을 위한 오늘의 시간 관리법
시간 관리의 최대 적은 망설임 | 멀티태스킹 속에서 느끼는 일 처리의 속도전 | 다른 일을 꿈꿔라


Part 03. 업무 효율성을 높이는 법

효율적인 정보 검색법
데이터, 지식, 지혜와 업무 속도 | 구글의 다양한 연산자 활용하기
적절한 검색 서비스 활용하기 | 공시 정보로 최신 정보 입수하기

디지털 스크랩으로 업무 속도 단축하기
한 번 본 콘텐츠는 안 본 것보다 유용하다 | 메일을 이용한 스크랩 | 북마크를 이용한 정보 스크랩

아이디어의 메모와 생각 정리법
메모와 정리의 기술 | 인스턴트한 메모 기록법 | 메모에서 인사이트 찾기

데이터의 효율적 관리법
효율적인 데이터 분류법 | 폴더와 파일 네이밍법 | 데이터 검색 테크닉

정리되지 않은 실타래, 마인드맵으로 풀기
생각을 빠르게 정리하는 법 | 디지털 마인드맵의 유용함 | 한 페이지로 요약하기

비즈니스 메일 관리법
업무 시간을 단축해 주는 메일 관리법 | 메일 피드백은 즉각적으로 | 피드백을 잊지 않도록 알림 메일 설정하기
Posted by oojoo
삶이야기2009.06.29 08:00
아래 기사는 이버즈에서 지난 IT 블로거 강연에서 발표했던 "시간관리"라는 주제의 강연에 대해 정리한 내용입니다. 1시간짜리 시간관리 특강 내용을 동영상으로 편집해서 올려주셨습니다.

제가 강연하는 시간관리 특강은 총 4시간으로 구성되어 있어서 일부 내용들이 빠져있고 상세하게 다루어 있지 못하지만, 전체 얼개를 보기에는 부족함이 없으실 것입니다.









Posted by oojoo
삶이야기2009.06.07 20:21
맘에 맞는 블로거들이 모여서 강의를 준비했습니다. 각자 자신이 가진 전문분야에 대한 내용으로...

내용은 충실할 것으로 예상되지만, 1주일 정도 남은 기간 동안 10만원이나 되는 유료 강의의 수강생 모집이 쉽지 않으리라 생각됩니다. ^^

어쨋든 내용을 보시고
혹 시간이 된다면 관심을 가져주시길..

Posted by oojoo
삶이야기2009.05.01 08:30
제가 그간 올린 강의자료를 보고 누군가 묻더군요.

정말 그 많은 강의자료들을 직접 만드시고 강의하신 건가요? 회사일 하면서 책쓰고, 강의하고 그게 가능해요?

네.. 그래서 제가 시간관리 강의도 합니다. 제가 시간을 어떻게 관리하는지 몸소 체험한 것을 설파하고 있는데 이것이 나름 많은 분들에게 도움이 되나 봅니다.


그래서, 비록 PT 자료만으로는 이해하기 어렵겠지만 전체적인 맥락을 이해하시라는 차원에서 공유합니다.(민감한 몇가지 보안 사항은 Block처리했습니다.)

P.S> 제 몸이 하나이고, 저 역시 24시간을 살고, 몸이 이전같지 않아 강의나 집필은 이전같지 못하답니다. 또 요즘 회사 일로 바빠서 외도를 할 수 있는 형편도 아니구요. -.-


Posted by oojoo
삶이야기2008.12.01 13:43
제 인생에 요즘처럼 바쁜 나날이 없습니다. 시간관리 강의와 책을 집필하고 다니는 것이 무색할만큼 너무 많은 일로 통제가 어렵습니다. 제 아웃룩과 Things를 보면 틈이 없을만큼 빡빡합니다.


그런데 과거를 복기해보면, 눈코 뜰새없이 바쁠 때에는 새로운 방식으로 일처리를 해야 할 때가 다가왔다는 신호더군요. 즉, 기존처럼 일을 계속하면 갈수록 효율성과는 거리가 멀어지게 되죠. '웃기는 리더가 성공한다'라는 책에서 말하듯 최악의 상사인 멍부(멍청하고 부지런한 리더)나 똑부(똑똑하고 부지런한 리더)가 되어선 안되어야죠.

이제 일하는 방식을 바꿔야 할 때가 왔네요. 그렇지 않으면 더 큰 꿈을 실현하지 못할테니까요.
Posted by oojoo
비즈니스이야기2008.11.30 08:00
아래 내용은 시간관리라는 주제로 준비 중인 책의 일부 내용입니다. 전문을 수정없이 옮깁니다.
참고로 시간관리, 업무관리의 유용한 방법론 중 하나인 GTD에 대한 글도 참고하시기 바랍니다.
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오늘 할 일을 절대 잊지 않는 것에서 시작하라.

오늘 내가 해야 할 일(TO DO)을 스스로 자각하고 있는가? 그 할일을 구체적으로 나열할 수 있는가? 할 일이란 아주 거창한 프로젝트나 1주, 1개월 이상 걸리는 커다란 규모의 일을 말하는 것이 아니다. 당장 오늘 내가 해야 할 작은 업무들을 말한다. 그런 오늘 할 일을 나는 명확하게 알고 있는가? TO DO를 정확하게 잊지 않고 자각하고 있는 것만으로도 당신은 시간관리의 가장 중요한 핵심 스킬을 습득하고 있다라고 말할 수 있다.

■ 해야 할 일의 중요성

시간관리의 훌륭한 명언 중 하나인 "오늘 할 일을 내일로 미루지 말라"라는 말처럼 오늘 처리해야 할 업무를 내일로 미루는 것은 가장 피해야 할 철칙이다. 그런데, 정작 중요한 것은 오늘 할 일 자체를 명확하게 파악하는 일이다. 오늘 할 일이 무엇인지조차 모른다면 나도 모르는 사이에 시간관리의 가장 중요한 철칙 하나를 망각하게 된다.

● 블랙홀로 사라져 버리는 할 일들

직장인의 비애 중 하나는 한 꺼번에 많은 일들이 쏟아져 들어온다는 점이다. 한 번에 한 가지 일만 할 수 있다면 좋으련만 회사 일은 여러 가지 일들이 한꺼번에 진행된다. 그렇다보니 일의 완성도는 떨어지고 제 시간에 끝내지 못하는 경우가 발생하기 마련이다. 또, 특히 유념해야 할 것은 쏟아져 들어오는 업무 속에 내가 해야 할 일 자체가 중간에 사라져 버린다는 것이다.

회사에서 해야 할 일이란 것은 규모가 큰 것도 있지만 작은 것들도 있다. 특히 이 작은 업무들은 다양한 경로를 통해, 다양한 방법으로 요청받게 된다. 메일이나 정식 업무 요청서 등을 통해서 업무가 지시되는 것보다는 구두를 통해 전달받는 경우가 대부분이다. 식사를 하던 중, 엘레베이터에서 우연히 만나서, 회의를 하던 중, 전화를 하던 중에 업무 지시를 받게 된다.

그렇게 입수된 업무는 잠시 한눈 파는 사이에 블랙홀로 사라져 버린다. 누가, 언제까지, 왜 그 일을 시켰는지 제대로 기록해두지 않으면 사라진다. 때로는 시킨 사람 조차도 그것을 잊게 된다. 그렇게 사라져 버린 일들은 나중에 부메랑처럼 되돌아와 다른 업무에 영향을 주기 마련이다.

● HOW보다 WHAT이 중요

우리는 흔히 Know HOW가 업무 능력의 최고 가치로 생각하기 쉽다. 물론 남들보다 일을 빠른 시간 내에 처리하기 위해서는 HOW가 중요하다. 일 처리하는 방법과 스킬을 알면 단시간 내에 결과물을 얻어낼 수 있다. 하지만, HOW라는 지식을 얻는 과정은 오랜 업무 경험과 교육, 자기계발을 통해 쌓는 것이다. 그 HOW를 쌓아 가기 위한 첫걸음이 WHAT을 관리하는 역량이다.

HOW를 얻기 위해서는 WHAT을 잘 파악하고 잊지 않아야 한다. 출근해서 오늘은 어떤 일을 해야 하고, 내일은, 이번주는, 이번달은 내가 무엇을 해야 하는지를 수시로 파악하고 있어야 한다. 그렇게 할 일들(WHAT)을 잊지 않고 하나하나 챙겨 나가는 과정 중에 HOW를 습득하게 된다.

모름지기 직장인이라면 회사에서 내가 하는 일이 얼마나 중요하고 어떤 기대효과를 가져다 줄지 알아야 한다. 즉, 내가 전체 퍼즐에서 어떤 부분을 맞춰 가고 있는지 알아야 한다. 내가 맡은 작은 업무가 큰 업무의 어떤 부분에 속하는지 알아야 한다. 그래서, WHAT을 파악하는 것이 중요한 것이다. 내가 할 일을 확인하기 앞서 그 일이 어떤 목적으로 왜 하는 것이고 그 일 전체에 대한 윤곽을 알고 있어야 한다. 그러므로, 업무 요청이 들어오면 가장 먼저 그 일의 전체적인 개요와 윤곽, 목적 등에 대해 반드시 물어야 하며 이후 일의 마감 시간 등에 대해 꼭 챙기도록 한다.

돋보기 : 업무 요청 받아들이기

직장인에게는 끝없이 일감이 쏟아져 들어온다. 그 많은 일감을 잊지 않는 것도 중요하지만 그런 업무를 요청받을 때에는 반드시 아래의 사항들은 확인해야 한다.

1. 업무의 목적 : 업무의 산출물을 통해 궁극적으로 얻고자 하는 것이 무엇인지 알아야 한다. 또한, 타 부서에서 요청받는 경우에는 내가 이 일을 하는 것이 맞는지에 대해 선임자(관리자)에게 확인받는 것도 필요하다

2. 구체적 산출물 : 산출물은 어떠한 형태로 정리되어야 하며(문서 파일, 구두보고, PT 등), 어떤 내용을 담고 있어야 하는지 구체적으로 파악해야 한다.

3. 마감시간 : 업무의 최종 마감시간이 언제까지인지 확인한다. 다른 업무 우선순위에 따라 조정 가능한지도 확인하는 것이 좋다.

4. 가용 가능한 자원 : 요청받은 업무를 수행하기 위해 필요한 자원(예산 또는 지원 인력 등)에 대해 확인하고, 진행하며 부족한 부분이나 모르는 부분에 대해서는 누구에게 업무 협조를 구하는 것이 좋을지 파악하는 것이 필요하다.

5. 이해관계자들의 내역 : 이 업무와 유관한 부서와 관련 담당자들이 있다면 그들이 누구인지 파악하는 것도 중요하다.

이상의 5가지를 사실 수직문화가 팽배한 조직 내에서는 쉽사리 말조차 꺼내어 물어보기 어려울 수 있다. 하지만, 상기 사항을 명확하게 파악하지 못하면 업무의 완성도가 떨어지고 그것은 결국 내 업무 평가에 문제를 야기하기 때문이다. 그러므로, 직접적이 아니더라도 간접적으로라도 업무 요청 내역에 대해 꼼꼼하게 파악하는 지혜가 필요하다.


● 매니저의 업무 요청법

매니저 뿐 아니라 업무를 요청하는 사람은 업무를 요청할 때에 상대에게 충분한 배경설명과 구체적인 업무 산출물 등에 대해 이야기를 해줘야 한다. 더 중요한 것은 업무 요청 내역을 잊지 않는 것이다. 사실 회사 내에서 진행하는 수 많은 일들은 혼자서 하는 것보다 서로 얽히고 설켜있다. 타부서나 다른 업무 담당자와 공조하며 진행하는 일들이 대부분이다. 그렇기에 업무의 성과 중 상당 부분이 커뮤니케이션 스킬에 의해 좌우된다.

특히 일을 요청하는 것은 요청받는 것보다 더 중요하다. 업무를 요청한 이후에는 그 요청한 업무를 절대 잊어서는 안된다. 즉, 업무 요청자는 요청한 이후에 주기적으로 요청한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 파악해야 하며 마감시간 내에 완료가 가능한지를 파악하는 모니터링이 필수적이다. 사실 제 시간에 완수되지 못하거나 요청자나 요청받는자 서로 업무 요청을 잊어서 공중분해되는 일들이 우리 주변에는 심심치 않게 발견되곤 한다.

그러므로, 업무를 요청한 이후에는 해당 업무에 대한 내역과 마감시간, 요청자에 대해 기록해두고 주기적으로 확인하는 것이 좋다. 업무 최초 요청 이후에 마감 시간 전과 중간쯤에 직간접적으로 요청한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 확인해야 한다. 물론 그 모니터링이 너무 지나쳐 상대에게 스트레스와 족쇄처럼 느껴지지 않도록 하는 균형감이 필요하다.

■ TO DO 잊지 않기

시간관리에 가장 중요한 것은 할 일을 잊지 않는 것이다. 즉, TO DO를 항상 수시로 잊지 않도록 해야 한다. 내가 앞으로 해야 할 일, 처리해야 할 일, 완료해야 할 일을 잊지 않아야 한다. 그것을 잊지 않기 위해서는 메모가 필요하다. 절대 머리를 믿지 말고 내가 해야 할 일을 수시로 기록할 수 있도록 한다.

● 할 일을 잊지 않는 법

할 일을 잊지 않는 것은 눈에 띄는 곳에 TO DO를 기록해두는 것이다. 그 TO DO는 수시로 업데이트되어야 한다. 내게 요청이 들어온 업무는 무조건 가장 먼저 TO DO에 기록해야 한다. TO DO에 기록된 일은 항상 눈에 띌 수 있는 곳에 위치해서 항상 내가 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 한다. 그렇다면 어디가 가장 좋을까?

컴퓨터를 자주 다루는 사용자라면 바탕화면이 적합하다. 그렇지 않다면 자주 사용하는 다이어리나 메모지가 좋다. 포스트잇을 이용해서 책상 옆 눈에 띄는 곳에 위치해두면 좋다. 특히 컴퓨터 바탕화면에 메모해두는 것은 내용의 수정과 첨삭이 쉽기 때문에 유용하다. TO DO는 간단 명료하게 주요 키워드로만 기록하는 것이 좋다.

[TO DO의 예]
  1. 모바일 위젯 시장 동향 조사 (~3.4/From박부장-To)
  2. 2009년 하반기 마케팅 리서치 진행 확인 (~4.3/To김지은)
  3. 중국 스마트폰 시장 현황 파악 필요

TO DO는 꾸준하게 관리하는 것이 중요하다. 내게 들어온 모든 업무 요청은 아무리 사소한 것이라도 TO DO에 기록해야 하며, 해결된 것은 바로 즉시 삭제해야 한다. 식사하러 가던 도중에 잠깐 만난 이사님이 요청한 업무, 엘레베이터에서 만난 박부장이 요청한 업무, 내가 타부서 등에 요청한 업무, 내가 간단하지만 처리해야 할 업무.. 이 모든 것을 반드시 TO DO에 간단하게 기록해서 잊지 않도록 해야 한다.

● 우선순위의 조정

업무가 많아지다보면 당연히 더 많은 시간을 투입해야 한다. 시간은 한정되어 있는데 해야 할 일은 많다면 당연히 더 시간을 투자해야 한다. 하지만, 시간은 무한한 자원이 아니다. 그러므로 결국 24시간 중 잠잘 시간이나 밥먹을 시간 등을 줄여서 업무 시간으로 전환해야 한다. 하지만, 이러한 시간 투자가 계속되면 결국 경쟁력이 약화되고 만다. 업무 집중 투입을 위해 간혹 이러한 시간 활용은 피치 못할 선택이지만 상시적인 운영은 에너지를 고갈하게 만들 뿐이다. (만일 이러한 것을 조장하는 회사에 근무한다면 회사를 그만두거나 그냥 순응하며 살아야 할 것이다.)

업무량이 많아지면 당연히 우선순위의 조정을 통해 먼저 해야 할일을 발라 내야 한다. 아무리 시간을 투입할지라도 여유시간이 줄어들게 되면 시간당 효율성이 떨어져 산출물의 질이 떨어질 수 밖에 없기 때문이다. 그러므로, 업무 시간은 그대로 둔채 우선순위의 조정을 통해서 중요하지 않은 일의 마감시간을 조정하는 것이 필요하다. 이때 업무의 우선순위 조정은 어떻게 해야 할까?

그것은 스스로 판단하기 어려울 수 있다. 그때에는 선임자(관리자)에게 물어서 업무의 중요도를 파악해서 우선순위를 조정해야 한다. 중요도는 낮더라도 빠르게 처리할 수 있는 일이라서 가장 먼저 수행해야 할 것이 있고, 중요도가 높아 그 어떤 것보다 가장 먼저 처리해야 할 것이 있을 수 있다. 그것에 대한 조정은 스스로의 판단이 아닌 선임자와의 협의를 통해 조정해야 한다.

돋보기 : 한 시간내 처리할 수 있는 일은 가장 먼저

업무 우선순위를 조정하는 기본적인 지침은 선임자와 논의하는 것이지만, 이보다 상위 개념에 있는 철칙이 있다. 바로 한 시간내 처리 가능한 빠르게 마감할 수 있는 일을 가장 우선순위에 두라는 것이다. 즉, 단시간 내에 할 수 있는 일이라면 미루지 말고 가장 먼저 완료하는 것이 좋다. 일의 양이 많아지면 심리적 압박감에 의해 시간당 업무 생산성이 떨어질 우려가 있다. 그러므로, 즉시 처리 가능한 일이라면 가장 먼저 해결해서 TO DO의 개수를 줄이는 것이 좋다.

또한, 즉각적인 처리가 가능한 업무 요청은 0순위로 두고 처리하는 것이 좋다. 일처리를 빠르게 한다는 소문이 나면 주변의 사람들은 나를 그렇게 대하기 마련이고, 그렇게 사람들이 나를 대하면 나 역시 그렇게 행동하려고 한다. 주변에서 나를 바라다 보는 시각에 따라 나 역시도 그렇게 행동하려고 애쓰게 되는 것이 인간의 행동 심리이다. 그러므로, 주변에 시간관리의 달인이라는 소리를 들을 수 있도록 행동하면 그것이 결국 선순환 효과를 주어 자연스럽게 내가 시간관리를 더 잘하게 되는 밑거름이 되기 마련이다.


Posted by oojoo
비즈니스이야기2008.10.22 08:30
기고한 글을 수정없이 전문을 옮깁니다.

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업무관리의 시작은 TO DO , 할일을 관리하는 것에서 시작한다. 할일을 관리하는 유틸리티와 서비스는 다양하다. 훌륭한 툴을 이용하기 전에 TO DO 관리가 습관화되어야 함은 당연하다. 훌륭한 목수는 연장탓을 안한다지만, 훌륭한 툴을 이용하면 TO DO 관리를 위한 습관과 개념을 잡는데 도움이 되기도 한다. 다양한 TO DO 관리의 유틸리티를 살펴본다.

WWW 기반의 리멤버더밀크

TO DO 관리하는데 David Allen라는 분이 저술한 GTD(Getting Things Done) 대표적인 방법론입니다. 방식을 이용하면 TO DO 관리하는데 개념적인 생각을 정리할 있다.

1.       해야 모든 일들은 우선 IN BOX라는 곳에 보관한다.

2.       내가 일이 아니거나 기약없는 나중에 해야 일이거나, 참고하고 있으면 일들은 쪽에 치워둔다.

3.       해야 일들이라면 일의 마감일에 따라 당장 , 특정 날짜까지 , 가급적 빠르게 해야 등으로 분류한다. , 이때 2 내에 처리할 있는 일이라면 가장 먼저 우선순위에 두고 처리한다.

4.       내가 일이 아니라 타인에게 위임해야 하는 일이라면 전달한다.

5.       일의 규모가 커서 프로젝트화해야 하는 것이라면 Action PLAN 정리해서 일을 세분화하고 일들을 다시 마감일에 따라 분류하거나 위임할 일들을 전달한다.

6.       전체 내역 당장 해야 일과 마감일이 정해진 , 빠른 시간 내에 처리해야 일들은 TO DO LIST 특별 관리하도록 한다.

 

이러한 개념에서 일을 관리하는 서비스로서 리멤버더밀크(http://www.rememberthemilk.com) WWW 통해 제공되고 있다. 미국 서비스이지만 한국에서도 사용할 있도록 한글로 서비스가 제공된다.

 

 

리멤버더밀크에서 이용해 할일의 범주를 탭별로 구분해서 관리할 있다. 개인적인 , 교육, 회사업무 등으로 구분되며 TO DO 타인에게 위임하거나 타인에게서 위임받은 일이 받은 할일, 보낸 할일에 보관된다.

 

일의 제목과 태그 마감기간 등에 대해 기록한 후에 노트에 할일에 대한 간단한 소개를 정리해 넣는다. 이후 중요한 것은 TO DO 실시간으로 관리하는 것이다. 일을 완료했다면 완료 표시를 해야 하며 새로운 일이 생기면 반드시 이곳에 새롭게 등록해야 한다.


리멤버더밀크에
기록된 일들은 알림 메시지를 통해서 메일, 메신저 등을 통해서 마감시간 전에 확인이 가능하다. , 한국의 경우 휴대폰을 이용한 TO DO 확인과 알림 메시지 전달이 완전하지 않다. 미국 등에서는 휴대폰으로 TO DO 실시간으로 확인하고 기록할 있어 PC 없는 곳에서도 휴대폰만으로 TO DO 관리할 있다.

 

컴퓨터용 유틸리티

PC TO DO 관리 유틸리티로 라이프로그(http://www.lifemanager.me/zbxe/Download) 무료로 사용할 있는 업무 관리 프로그램이다. 또한, Things라는 맥용(아이폰/아이팟터치용) 유틸리티는 상용 프로그램이지만 깔끔한 TO DO 관리 유틸리티이다.

 

라이프 매니저는 업무 관리 외에 프로젝트 정리와 주소록, 메모장, 업무보고, 회의록 작성 등의 목적으로 사용이 가능하다. 라이프 매니저를 실행 나타나는 화면에서 현재 진행 중인 프로젝트 내역과 당장 해야 하는 일들과 추후 해야 , 타인에게 위임한 일들 목록을 눈에 확인할 있다.

 

상단의 목록창에서 마감 순서에 따라 해야 일을 등록한다. 정확하게 정해지지 않은 마감일을 가진 TO DO라면 언젠가/어쩌면이라는 탭을 이용하고 날짜가 정해진 경우에는 다음행동 기록해 넣는다. 또한, 오늘이나 주간을 이용하면 최대한 빨리 해야 일들을 등록한다. TO DO 기록해 넣을 때에 우측 하단의 표시창에 TO DO 기록에 대한 개념도가 나타나므로 라이프 매니저의 사용에 어려움이 없다.

 

TO DO 유틸리티 사용의 핵심은 시도때도없이 항상 실시간으로 TO DO 기록해 넣는 것에서 시작된다. 반드시 모든 일을 그때그때마다 메모해야 한다. 그리고, 일을 끝낸 이후에는 완료 표시를 체크해야 한다.

 

Things 맥용 유틸리티로 상용 프로그램이지만 사용이 무척 직관적이다. 좌측의 Inbox 해야 모든 일들을 기록해 넣는다. 아래의 ‘New’ 이용해서 새로운 TO DO 기록해 넣을 있다. TO DO 기록해 넣을 때에 당장 해야 일은 Today, 최대한 빠른 시간 내에 처리해야 일은 ‘Next’, 마감이 정해지지 않은 시일 내에 해야 일이라면 ‘Someday’, 일정이 정해진 일이라면 ‘Scheduled’ 기록해 넣는다.

 

‘ORGANIZE’에서는 프로젝트 리스트를 정리해 넣는 ‘Porjects’ 특정한 장소(영역)으로 TO DO 구분할 사용하는 ‘Areas’ 있다. Projects 만든 이후에 프로젝트에 하위의 TO DO List 추가해 넣을 있다. 물론 각각의 TO DO 내역은 FOCUS 마감기간을 설정해서 FOCUS에서 있다.

 

Things 장점은 이렇게 저장한 TO DO 아이폰/아이팟터치의 Things 프로그램과 동기화해서 사용할 있다는 점이다. 어디서든 바깥에서도 아이폰을 이용해서 Things TO DO 확인할 있어 편리하다.

 

TO DO 관리를 통한 업무관리의 핵심은 해야 일을 항상 알고 반드시 수시로 내역을 실시간으로 관리해야 한다는 점이다.

Posted by oojoo
비즈니스이야기2008.05.28 08:30
직장인을 위한 시간관리 테크닉에 대해 정리한 강의 자료입니다.


특강을 위해 정리한 자료인데, 유용한 도움이 되시길...
Posted by oojoo
비즈니스이야기2008.05.26 08:30
회사에서 가장 지겨운 업무 중 하나로 손 꼽는 것이 회의죠. ^^

회의를 효율적으로 할 수 있는 방안과 몇가지 시간관리 테크닉을 정리한 자료입니다.


한 회사에서 특강 요청이 와서 정리해보았습니다.
유용한 도움이 되시길~~
Posted by oojoo