스마트워크2011.11.13 21:22

직장인들의 업무력 향상을 위한 자기계발 서적을 집필 중에 있습니다. 12월 말이나 내년 1월초에 출간할 계획입니다. 현재 열심히 출판사에서 편집 작업 중에 있습니다. 책 본문의 일부를 옮깁니다. 스마트 시대의 커뮤니케이션 스킬은 기존과는 다를 수 밖에 없겠죠~



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스마트 시대를 맞아 인터넷과 통신에 연결이 가능하게 되면서 언제, 어디서나 사람과 연결할 있게 되었다. 이로 인해 어느때보다 커뮤니케이션에 들어가는 코스트가 줄어들고 있다. 최신 IT 기술의 발전으로 인하여 과거보다 저렴한 비용과 노력으로 많은 사람들과 커뮤니케이션이 가능하게 되었다. 하지만 커뮤니케이션의 스킬이 도구로서 향상되는 것은 아니다. 도구는 수단일 뿐이다. 스마트 시대의 스마트 커뮤니케이션은 툴로서 완성되는 것이 아니라 마음으로 완성된다. 세상이 빠르고 복잡해질수록 더욱더 함께 해서 완성되는 일이 많아진다. 그렇기에 스마트한 커뮤니케이션 스킬은 갈수록 더욱 요구되어진 것이다.


1) 문제 해결보다 중요한 공감의

소잃고 외양간 고친다는 말은 유비무환의 중요함을 일깨워준다. 문제가 발생하기 이전에 예방을 하는 것이 훨씬 적은 비용으로 문제 발생을 차단할 있는 지름길이다. 스피드 시대에 업무 추진력을 날개를 달기 위해서는 의사결정이 신속하게 이루어져야 한다. 이때 필요한 것이 일의 추진에 발목을 잡는 비판과 견제의 목소리를 잠재우는 것이다.


프로젝트 최대의 적은 아군

새로운 업무, 프로젝트의 진행에 최대 적은 외부가 아닌 내부에서 시작된다. 아군이 혁신을 저해하는 최대의 적군이 되는 것이다. 무엇이든 조직 내에서의 변화는 저항에 직면하기 마련이다. 변화로 인해 위험에 처할 있고, 실패할 있고, 성공할 있기 때문이다. 회사 조직은 마치 정치와 같아서 특정한 부서의 성공이 누군가에게 아플 있다. , 그것이 성공이 아닌 실패가 있어 위험을 부담하지 않기 위해서 변화를 막으려는 세력도 있기 마련이다. 그렇다보니 이러한 저항을 설득하는데 상당한 노력이 요구된다. 사실 일을 추진하는 것보다 추진하기 전에 많은 회사내 관련자들, 의사결정권자들을 설득하는데 많은 에너지가 소비되기도 한다. 특히, 조직일수록 임원들이 우유부단할수록 설득에 들어가는 에너지는 많아진다.

결국 프로젝트의 성공을 위해서는 적군을 아군으로, 파트너로 삼아야 한다. , 프로젝트의 방해꾼들을 설득해야 한다. 그렇게 하기 위해서 변화를 공식적으로 시작하는 프로젝트 발표 이전부터 적군들을 프로젝트에 동참시켜야 한다. , 보다 많은 의견들을 청취해서 프로젝트 기술서에 기록해야 한다. 그들의 의견을 청취하는 것만으로도 적군은 날카로운 무기를 내려 놓게 된다. 심지어 그들의 의견을 존중해 프로젝트에 부분 반영하고 그들을 프로젝트의 참여자 혹은 동반자, 조력자로 등록해두면 그들은 이상 적군이 아닌 아군이 되기 마련이다. 프로젝트의 성공이 그들에게 성과로 나누어지게 됨을 믿도록 하고 프로젝트의 조력자를 많이 확보해야 한다. , 프로젝트가 시작되기 전부터 물밑 작업을 통해 조력자를 모아야 한다. 그래야 그들이 프로젝트 추진에 발목을 잡지 않고 물심양면 지원자로 나서게 되는 것이다.


[실행보다 설득이 많을 ]

리더의 상당 부분 역할은 실행보다는 설득에 나서는 것이다실무자들의 실행에 방해가 되지 않도록 돌부리를 치우고그들이 공격 받을  방패막이가 되줘야 한다리더가 실무자들의 업무 진행에 되려 방해가 되고 다른 적군들과 함께 공격해서는  일이 잘될리 없다양으로 음으로 해당 프로젝트가  진행될  있도록 환경을 조성해줘야 한다하지만실행보다 설득에  많은 리소스가 투입되다보면 정작 프로젝트가  성공하기 위한 노력보다 실패라도 하지 않기 위해  집중하게 된다프로젝트의 성과보다는 실패 방지에 집중하면 혁신적인 산출물을얻을  없다게다가 그런 일이 반복된다면  이상  조직의 비전은 없다바로 사표를 쓰고 나와서 회사를 차리거나 극복 가능한 다른 조직을 찾아 나서는 것이 바람직하다.


문제제기의
당위성에 대한 이해

변화에 대한 사내 저항에 대해서는 단지 정치싸움이나 소모적인 논쟁으로만 치부해서는 안된다. 문제제기의 당위성이 진심으로 담겨있을 있다. 커뮤니케이션이 주는 생산성은 구조적으로 탄탄한 논리의 무장이다. 똑똑한 천재 하나가 만들어낸 상품보다 많은 사람들의 참여에 의해 협업속에 탄생된 제품이 소비자들에게도 환영받을 있다. 그런만큼 사내에서의 다양한 이견과 의견은 적극적으로 청취하고 설득과 협의를 필요도 있다. 그것이 진정 프로젝트 산출물의 완성도를 높이는데 기여할 있기 때문이다.

변화에 저항하는 다양한 의견들에 대해 현상에 주목하려 하지 말고 원인을 이해하려고 노력해야 한다. 그런 이견을 제시하는 이유, 근거가 무엇인지 듣고 필요에 따라서는 설득하거나 프로젝트에 반영해 보완을 해야 한다. 이것이 커뮤니케이션을 하는 목적이다. 물론 목표 지향적인 프로젝트나 마감시간이 정해진 프로젝트의 경우에는 설득에 시간을 투자하기 보다는 프로젝트의 일정과 목표 달성에 매진하는 것이 낫다. 프로젝트의 특성과 상황에 따라 커뮤니케이션의 양과 질을 결정해야 한다.


2) IT 도구로 인해 변화되는 커뮤니케이션 방식

다양한 IT 도구는 커뮤니케이션의 방식을 많이 바꾸고 있다. PC 등장하기 이전만 해도 전화나 팩스, 대면해서 회의를 하는 방식이 커뮤니케이션 방식이었다. 하지만, 컴퓨터와 스마트폰 덕분에 커뮤니케이션 방식은 다양하다. 이러한 커뮤니케이션 도구들을 시기적절하게 사용하면 약이 되지만, 잘못 사용하면 독이 된다.


대면접촉보다 디지털 접촉이 많은 시대

디지털 커뮤니케이션의 수단을 나열해보면 메일, 메신저, 사내 게시판(프로젝트 게시판 혹은 게시판 ) 등이다. 조금 나은 IT 도구를 사용하는 기업이라면 SNS 위키 등의 커뮤니케이션 툴을 이용하기도 것이다. 이런 덕분에 직접 만나서 이야기하는 시간은 줄어들고 있다. 사실 어떤 커뮤니케이션 수단보다 대면접촉이 가장 효과적이다. 직접 만나서 이야기를 나누면 얼굴 표정과 손짓, 제스처 등을 통해서 말로 이야기하는 것보다 상세하고 감정적인 정보 교류가 가능하다. 물론 이러한 메시지들로 인하여 공감대 형성과 상호 이해도는 더욱 높아진다. 반면 디지털 접촉은 아러한 공감의 커뮤니케이션은 약한 것이 사실이다.

그럼에도 불구하고 디지털 커뮤니케이션이 늘어나는 이유는 코스트가 적게 들기 때문이다. 대면접촉은 같은 장소, 같은 시간에 만나야만 커뮤니케이션이 성사된다. 반면 디지털 커뮤니케이션은 굳이 같은 장소에 있지 않아도, 같은 시간에 만나지 않아도 커뮤니케이션이 가능하다. 특히, 기술의 발달로 인하여 비록 같은 곳에 없어도 카메라를 이용해 서로의 표정과 몸짓을 있다. 또한, 다양한 멀티미디어 데이터를 이용해 원활한 커뮤니케이션이 가능하도록 도와준다. 특히 모든 커뮤니케이션 내역이 기록된다는 점이 가장 강점이다. 서로간에 커뮤니케이션한 정보가 기록되고, 이렇게 기록된 것은 고스란히 타인에게 공유할 있다.

메신저, 메일, SMS, 게시판을 넘어 이제 스마트폰을 이용한 모바일 메신저(카카오톡, 마이피플) 커뮤니케이션을 다양하게 있도록 도와주고 있다. 이러한 커뮤니케이션 수단은 업무를 공유하고, 협의, 토론하는데 크게 기여한다. 특히 여러 명에게 동시에 메시지를 보내고 의견을 취합하는데 효율적이다. , 유의할 것은 모든 커뮤니케이션 내역은 기록되고 추후 근거로 남게 된다는 점이다. 그러므로, 항상 디지털로  커뮤니케이션한 내역은 추후 언제든 공개될 있다는 점에 유의해서 함부로 메시지를 남기지 않도록 해야 한다.

[중략] 

Posted by oojoo
스마트워크2011.05.09 16:11
작년 10월부터 해냄출판사와 "스마트워크"라는 주제의 책 준비를 해왔습니다. IT 기업에 종사하면서 최신 웹 서비스와 신기술 그리고 스마트폰, 태블릿(스마트패드), 스마트TV 등을 주로 다루다보니 기술과 전략, 기획에 관심이 많은 것처럼 보이지만.. 사실 그보다는 자기계발에 많은 관심을 가지고 있습니다.

그래서 그간 집필해왔던 책 중 상당 부분은 HRD와 관련된 내용들이었죠. 아무튼 10월부터 준비한 똑똑하게 일 잘하는 법에 대한 책을 이번 연휴 기간을 맞아 마무리했습니다.


당초 올 2월 정도면 마무리할 것이라 생각했는데... 회사 업무도 업무지만, 스마트폰과 SNS로 인해서 집중력이 흐트러진 탓인지 도무지 진도가 나가질 않더군요. 이번 연휴 기간에 아예 스마트폰과 담을 쌓고 인터넷도 차단한채 오로지 책만 집필하니 금새 마무리를 할 수 있었습니다.


집필하면서 이런저런 테스트도 해볼겸... 40인치 삼성 스마트TV와 맥을 연결해보고, 아이패드에 블루투스 키보드를 연결해서 집필을 해보았는데... 아무래도 손에 익은 컴퓨터만 하지 못하더군요.


아무튼 올 5월은 맘 편하게 보낼 수 있게 되었습니다. 몇가지 더 수정, 보완할 것들이 있겠지만... 터널의 끝이 보입니다. ^^
Posted by oojoo
비즈니스이야기2009.07.07 08:00
(STX 사보로 기고한 글입니다. 직장생활과 관련된 몇가지의 그간 집필한 포스팅과 글을 추천합니다.)



흐르는 계곡물에 몸을 맡기면 자연스럽게 떠내려 간다. 그것이 자연의 이치이다. 사람은 성실함보다는 게으름에 더 익숙하고 그것이 자연스럽다. “고진감래”라는 말이 있듯이 직장생활에 성과를 보이고 핵심인재로 성공하려면 그만큼 노력해야 한다. 철저한 자기관리는 성공적인 직장생활의 필수조건인 셈이다. 그렇다면 철저한 자기관리의 구체적 실천 방안은 무엇일까?



◈ 출근 후 10분을 알차게 사용하자.

붐비는 지하철, 버스에 시달리고 회사에 도착한 이후 가장 먼저 하는 일은 무엇인지 스스로에게 자문해보자. 오늘 아침 출근 하자마자 나는 무엇을 했는가? 우선 여유롭게 출근 시간 20~30분 전에 회사에 도착했는가? 컴퓨터를 켜자마자 가장 먼저 무엇을 했나? 커피 한잔의 여유와 끽연이나 수다를 위해 자리를 박차고 일어나지 않았는가?


자기관리에 철저한 직장인의 하루의 시작은 다르기 마련이다. 여유로운 출근 이후 가장 먼저 해야 할 일은 바로 오늘 내가 해야 “할 일”을 확인하는 것이다. 오늘 내가 무엇을 해야 하고, 어제까지 해야 할 일 중 무엇을 못했는지, 내일 해야 할 일은 무엇이고, 금주에 할 일은 무엇인지를 정돈하는 것이다. 오늘 할 일을 잊지 않고 알아야만이 오늘 하루를 알차게 보낼 수 있다. 할 일을 기억하지 못하거나 깜박하게 되면 아무리 열심히 일을 하더라도 제대로 일을 할 수 없다.

그러므로, 항상 내가 할 일은 한 곳에 보관을 하고 관리를 하도록 하자. 누구든 내게 업무 요청이 오면 나의 할 일 리스트에 기록해두자. 그리고, 아침에 출근하자마자 가장 먼저 이 할 일 리스트를 확인하도록 한다.


◈ 메모와 정리의 기술

내가 기억하는 전화번호는 몇 개 정도 되는지 생각해보자. 요즘 대부분의 사람들은 휴대폰에 전화번호를 기록해두기 때문에 아마 머리 속에 기억해둔 전화번호는 10개가 채 안될 것이다. 사람마다 기억력의 차이가 있겠지만, 인간의 뇌는 모든 것을 기록하지 못한다. 그러므로, 기억력을 믿지 말고 업무와 관련되어 얻은 정보와 데이터는 항상 메모하고, 정리해두는 습관을 들여야 한다. 이렇게 기록된 데이터는 추후 업무에 유용하게 사용될 수 있기 때문이다.

물론 업무 관계로 만나게 된 사람들에 대한 명함도 잘 보관하고 이를 별도로 데이터베이스화하여 기록해두는 것도 중요하다. 자기관리, 업무관리의 범주에는 내가 아닌 남을 관리하는 것도 포함된다. 언제, 어떤 목적으로, 어떤 내용으로 누구를 만났는지를 나만의 데이터베이스로 기록해두면 추후 유용하게 사용될 수 있다. 명함에 기록된 상대의 이름, 소속회사, 직급, 연락처 외에 언제, 어떤 내용으로 만났고 그 사람의 특징 등을 별도로 기록해두면 추후 다시 만나게 되거나, 그 사람에게 도움을 청할 때에 큰 도움이 된다.


◈ 멀티태스킹을 위한 시간관리

직장인의 피할 수 없는 숙명은 동시에 여러 가지 일을 해야 한다는 것이다. 하루에도 일은 끊임없이 들어온다. 한 번에 하나의 일만 하면 잘 할 수 있으련만 회사는 그렇게 일을 주지 않는다. 항상 병렬로 여러 프로젝트에 참여해야 하고 할 일은 산더미처럼 쌓여간다. 시간이 갈수록, 직급이 올라갈수록 더더욱 많은 일이 주어진다. 게다가 능력있는 사람에게는 더 많은 일이 맡겨진다. 그것을 불평해서는 안된다. 어차피 한 번에 여러 가지 일이 주어지는 것은 직장인의 숙명이라고 받아들여야 한다. 그렇다면 동시에 여러 가지 일을 처리하는 능력을 키워야 한다.


20년 전 PC는 한 번에 하나의 일만 할 수 있었다. 이를 싱글태스킹이라 했다. 하지만, 시간이 흐르면서 컴퓨터는 고성능을 필요로 했고 그래서 멀티태스킹이 가능한 CPU를 필요로 했다. 지금의 컴퓨터는 동시에 여러 가지 일을 처리하는 멀티태스킹 성능을 갖추고 있다. 이것이 가능한 이유는 프로세서가 처리해야 하는 작업의 우선순위를 빠르게 판단하고 적절한 리소스를 각 작업에 할당해 계획대로 일을 처리할 수 있기 때문이다. 사람도 마찬가지다. 여러 가지 일을 동시에 제때에 제대로 수행하려면 업무 우선 순위를 잘 파악하고 그에 맞게 업무를 체계적으로 분류해 계획에 맞게 처리하는 집요함과 꼼꼼함이 필요하다.


◈ 철저한 피드백은 직장인의 필수

마지막으로 중요한 것은 피드백이다. 업무 요청이 오면 우리는 해당 업무를 처리한 이후 결과물, 산출물을 가지고 피드백을 준다. 하지만, 피드백은 마지막에 주는 것이 아니다. 업무 진행 도중에 중간중간 피드백을 업무 요청자에게 주어야 한다. 해당 업무가 어떻게 처리되고 있고, 현황이 어떤지를 중간 보고해야 한다. 그래야 요청자가 기대하는, 눈높이에 맞는 산출물을 낼 수 있다.


이러한 4가지의 자기관리 지침에 따라 일을 한다면 보다 성공적인 업무 처리를 할 수 있을 것이다.

Posted by oojoo
비즈니스이야기2009.05.13 07:30
직장생활을 하며 능력을 인정받는 최고의 비결로 제가 손에 꼽는 것이 "피드백"입니다. 절대 잊지 않고 적시에 피드백을 하는 능력이 직장인의 핵심 역량 중 하나입니다.

하지만, 쉽게 실천하지 못하는 것이 피드백입니다.

이유는 "잊기 때문"이죠. 하루에도 여기저기 불려다니고, 회의하고, 전화받고.. 일에 치이다보면 바로 처리해야 하는 일은 물론이거니와 요청한 업무까지도 금새 잊기 마련입니다. 일을 제때 처리하는 것은 둘째치고 우선 잊지 않아야 합니다.

그리고, 피드백은 주기적으로 해야 합니다. 처음 요청을 받았을 때 즉각적으로 해당 내용을 접수했다는 피드백... 그리고, 중간 진행 과정상에 문제나 부족한 점이 없는지 피드백.. 그리고 최종적인 완료 이후의 피드백...

[관련글]
칭찬받는 인재, 욕먹는 인재
업무보고


Posted by oojoo
삶이야기2009.04.23 08:30
제가 좀 오지랖이 넓어 이것저것 관심사가 많습니다.

한때 취업 사이트에서 교육 사업을 담당하면서 HRD와 관련된 사업과 공부를 하다보니,, 주제넘게 커리어 로드맵 설계에 대한 강의를 때로 하곤 합니다. 한때 작성해둔 자료인데, 끄집어 내어 공유합니다. ^^



Posted by oojoo
삶이야기2008.12.01 13:43
제 인생에 요즘처럼 바쁜 나날이 없습니다. 시간관리 강의와 책을 집필하고 다니는 것이 무색할만큼 너무 많은 일로 통제가 어렵습니다. 제 아웃룩과 Things를 보면 틈이 없을만큼 빡빡합니다.


그런데 과거를 복기해보면, 눈코 뜰새없이 바쁠 때에는 새로운 방식으로 일처리를 해야 할 때가 다가왔다는 신호더군요. 즉, 기존처럼 일을 계속하면 갈수록 효율성과는 거리가 멀어지게 되죠. '웃기는 리더가 성공한다'라는 책에서 말하듯 최악의 상사인 멍부(멍청하고 부지런한 리더)나 똑부(똑똑하고 부지런한 리더)가 되어선 안되어야죠.

이제 일하는 방식을 바꿔야 할 때가 왔네요. 그렇지 않으면 더 큰 꿈을 실현하지 못할테니까요.
Posted by oojoo
비즈니스이야기2008.11.30 08:00
아래 내용은 시간관리라는 주제로 준비 중인 책의 일부 내용입니다. 전문을 수정없이 옮깁니다.
참고로 시간관리, 업무관리의 유용한 방법론 중 하나인 GTD에 대한 글도 참고하시기 바랍니다.
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오늘 할 일을 절대 잊지 않는 것에서 시작하라.

오늘 내가 해야 할 일(TO DO)을 스스로 자각하고 있는가? 그 할일을 구체적으로 나열할 수 있는가? 할 일이란 아주 거창한 프로젝트나 1주, 1개월 이상 걸리는 커다란 규모의 일을 말하는 것이 아니다. 당장 오늘 내가 해야 할 작은 업무들을 말한다. 그런 오늘 할 일을 나는 명확하게 알고 있는가? TO DO를 정확하게 잊지 않고 자각하고 있는 것만으로도 당신은 시간관리의 가장 중요한 핵심 스킬을 습득하고 있다라고 말할 수 있다.

■ 해야 할 일의 중요성

시간관리의 훌륭한 명언 중 하나인 "오늘 할 일을 내일로 미루지 말라"라는 말처럼 오늘 처리해야 할 업무를 내일로 미루는 것은 가장 피해야 할 철칙이다. 그런데, 정작 중요한 것은 오늘 할 일 자체를 명확하게 파악하는 일이다. 오늘 할 일이 무엇인지조차 모른다면 나도 모르는 사이에 시간관리의 가장 중요한 철칙 하나를 망각하게 된다.

● 블랙홀로 사라져 버리는 할 일들

직장인의 비애 중 하나는 한 꺼번에 많은 일들이 쏟아져 들어온다는 점이다. 한 번에 한 가지 일만 할 수 있다면 좋으련만 회사 일은 여러 가지 일들이 한꺼번에 진행된다. 그렇다보니 일의 완성도는 떨어지고 제 시간에 끝내지 못하는 경우가 발생하기 마련이다. 또, 특히 유념해야 할 것은 쏟아져 들어오는 업무 속에 내가 해야 할 일 자체가 중간에 사라져 버린다는 것이다.

회사에서 해야 할 일이란 것은 규모가 큰 것도 있지만 작은 것들도 있다. 특히 이 작은 업무들은 다양한 경로를 통해, 다양한 방법으로 요청받게 된다. 메일이나 정식 업무 요청서 등을 통해서 업무가 지시되는 것보다는 구두를 통해 전달받는 경우가 대부분이다. 식사를 하던 중, 엘레베이터에서 우연히 만나서, 회의를 하던 중, 전화를 하던 중에 업무 지시를 받게 된다.

그렇게 입수된 업무는 잠시 한눈 파는 사이에 블랙홀로 사라져 버린다. 누가, 언제까지, 왜 그 일을 시켰는지 제대로 기록해두지 않으면 사라진다. 때로는 시킨 사람 조차도 그것을 잊게 된다. 그렇게 사라져 버린 일들은 나중에 부메랑처럼 되돌아와 다른 업무에 영향을 주기 마련이다.

● HOW보다 WHAT이 중요

우리는 흔히 Know HOW가 업무 능력의 최고 가치로 생각하기 쉽다. 물론 남들보다 일을 빠른 시간 내에 처리하기 위해서는 HOW가 중요하다. 일 처리하는 방법과 스킬을 알면 단시간 내에 결과물을 얻어낼 수 있다. 하지만, HOW라는 지식을 얻는 과정은 오랜 업무 경험과 교육, 자기계발을 통해 쌓는 것이다. 그 HOW를 쌓아 가기 위한 첫걸음이 WHAT을 관리하는 역량이다.

HOW를 얻기 위해서는 WHAT을 잘 파악하고 잊지 않아야 한다. 출근해서 오늘은 어떤 일을 해야 하고, 내일은, 이번주는, 이번달은 내가 무엇을 해야 하는지를 수시로 파악하고 있어야 한다. 그렇게 할 일들(WHAT)을 잊지 않고 하나하나 챙겨 나가는 과정 중에 HOW를 습득하게 된다.

모름지기 직장인이라면 회사에서 내가 하는 일이 얼마나 중요하고 어떤 기대효과를 가져다 줄지 알아야 한다. 즉, 내가 전체 퍼즐에서 어떤 부분을 맞춰 가고 있는지 알아야 한다. 내가 맡은 작은 업무가 큰 업무의 어떤 부분에 속하는지 알아야 한다. 그래서, WHAT을 파악하는 것이 중요한 것이다. 내가 할 일을 확인하기 앞서 그 일이 어떤 목적으로 왜 하는 것이고 그 일 전체에 대한 윤곽을 알고 있어야 한다. 그러므로, 업무 요청이 들어오면 가장 먼저 그 일의 전체적인 개요와 윤곽, 목적 등에 대해 반드시 물어야 하며 이후 일의 마감 시간 등에 대해 꼭 챙기도록 한다.

돋보기 : 업무 요청 받아들이기

직장인에게는 끝없이 일감이 쏟아져 들어온다. 그 많은 일감을 잊지 않는 것도 중요하지만 그런 업무를 요청받을 때에는 반드시 아래의 사항들은 확인해야 한다.

1. 업무의 목적 : 업무의 산출물을 통해 궁극적으로 얻고자 하는 것이 무엇인지 알아야 한다. 또한, 타 부서에서 요청받는 경우에는 내가 이 일을 하는 것이 맞는지에 대해 선임자(관리자)에게 확인받는 것도 필요하다

2. 구체적 산출물 : 산출물은 어떠한 형태로 정리되어야 하며(문서 파일, 구두보고, PT 등), 어떤 내용을 담고 있어야 하는지 구체적으로 파악해야 한다.

3. 마감시간 : 업무의 최종 마감시간이 언제까지인지 확인한다. 다른 업무 우선순위에 따라 조정 가능한지도 확인하는 것이 좋다.

4. 가용 가능한 자원 : 요청받은 업무를 수행하기 위해 필요한 자원(예산 또는 지원 인력 등)에 대해 확인하고, 진행하며 부족한 부분이나 모르는 부분에 대해서는 누구에게 업무 협조를 구하는 것이 좋을지 파악하는 것이 필요하다.

5. 이해관계자들의 내역 : 이 업무와 유관한 부서와 관련 담당자들이 있다면 그들이 누구인지 파악하는 것도 중요하다.

이상의 5가지를 사실 수직문화가 팽배한 조직 내에서는 쉽사리 말조차 꺼내어 물어보기 어려울 수 있다. 하지만, 상기 사항을 명확하게 파악하지 못하면 업무의 완성도가 떨어지고 그것은 결국 내 업무 평가에 문제를 야기하기 때문이다. 그러므로, 직접적이 아니더라도 간접적으로라도 업무 요청 내역에 대해 꼼꼼하게 파악하는 지혜가 필요하다.


● 매니저의 업무 요청법

매니저 뿐 아니라 업무를 요청하는 사람은 업무를 요청할 때에 상대에게 충분한 배경설명과 구체적인 업무 산출물 등에 대해 이야기를 해줘야 한다. 더 중요한 것은 업무 요청 내역을 잊지 않는 것이다. 사실 회사 내에서 진행하는 수 많은 일들은 혼자서 하는 것보다 서로 얽히고 설켜있다. 타부서나 다른 업무 담당자와 공조하며 진행하는 일들이 대부분이다. 그렇기에 업무의 성과 중 상당 부분이 커뮤니케이션 스킬에 의해 좌우된다.

특히 일을 요청하는 것은 요청받는 것보다 더 중요하다. 업무를 요청한 이후에는 그 요청한 업무를 절대 잊어서는 안된다. 즉, 업무 요청자는 요청한 이후에 주기적으로 요청한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 파악해야 하며 마감시간 내에 완료가 가능한지를 파악하는 모니터링이 필수적이다. 사실 제 시간에 완수되지 못하거나 요청자나 요청받는자 서로 업무 요청을 잊어서 공중분해되는 일들이 우리 주변에는 심심치 않게 발견되곤 한다.

그러므로, 업무를 요청한 이후에는 해당 업무에 대한 내역과 마감시간, 요청자에 대해 기록해두고 주기적으로 확인하는 것이 좋다. 업무 최초 요청 이후에 마감 시간 전과 중간쯤에 직간접적으로 요청한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 확인해야 한다. 물론 그 모니터링이 너무 지나쳐 상대에게 스트레스와 족쇄처럼 느껴지지 않도록 하는 균형감이 필요하다.

■ TO DO 잊지 않기

시간관리에 가장 중요한 것은 할 일을 잊지 않는 것이다. 즉, TO DO를 항상 수시로 잊지 않도록 해야 한다. 내가 앞으로 해야 할 일, 처리해야 할 일, 완료해야 할 일을 잊지 않아야 한다. 그것을 잊지 않기 위해서는 메모가 필요하다. 절대 머리를 믿지 말고 내가 해야 할 일을 수시로 기록할 수 있도록 한다.

● 할 일을 잊지 않는 법

할 일을 잊지 않는 것은 눈에 띄는 곳에 TO DO를 기록해두는 것이다. 그 TO DO는 수시로 업데이트되어야 한다. 내게 요청이 들어온 업무는 무조건 가장 먼저 TO DO에 기록해야 한다. TO DO에 기록된 일은 항상 눈에 띌 수 있는 곳에 위치해서 항상 내가 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 한다. 그렇다면 어디가 가장 좋을까?

컴퓨터를 자주 다루는 사용자라면 바탕화면이 적합하다. 그렇지 않다면 자주 사용하는 다이어리나 메모지가 좋다. 포스트잇을 이용해서 책상 옆 눈에 띄는 곳에 위치해두면 좋다. 특히 컴퓨터 바탕화면에 메모해두는 것은 내용의 수정과 첨삭이 쉽기 때문에 유용하다. TO DO는 간단 명료하게 주요 키워드로만 기록하는 것이 좋다.

[TO DO의 예]
  1. 모바일 위젯 시장 동향 조사 (~3.4/From박부장-To)
  2. 2009년 하반기 마케팅 리서치 진행 확인 (~4.3/To김지은)
  3. 중국 스마트폰 시장 현황 파악 필요

TO DO는 꾸준하게 관리하는 것이 중요하다. 내게 들어온 모든 업무 요청은 아무리 사소한 것이라도 TO DO에 기록해야 하며, 해결된 것은 바로 즉시 삭제해야 한다. 식사하러 가던 도중에 잠깐 만난 이사님이 요청한 업무, 엘레베이터에서 만난 박부장이 요청한 업무, 내가 타부서 등에 요청한 업무, 내가 간단하지만 처리해야 할 업무.. 이 모든 것을 반드시 TO DO에 간단하게 기록해서 잊지 않도록 해야 한다.

● 우선순위의 조정

업무가 많아지다보면 당연히 더 많은 시간을 투입해야 한다. 시간은 한정되어 있는데 해야 할 일은 많다면 당연히 더 시간을 투자해야 한다. 하지만, 시간은 무한한 자원이 아니다. 그러므로 결국 24시간 중 잠잘 시간이나 밥먹을 시간 등을 줄여서 업무 시간으로 전환해야 한다. 하지만, 이러한 시간 투자가 계속되면 결국 경쟁력이 약화되고 만다. 업무 집중 투입을 위해 간혹 이러한 시간 활용은 피치 못할 선택이지만 상시적인 운영은 에너지를 고갈하게 만들 뿐이다. (만일 이러한 것을 조장하는 회사에 근무한다면 회사를 그만두거나 그냥 순응하며 살아야 할 것이다.)

업무량이 많아지면 당연히 우선순위의 조정을 통해 먼저 해야 할일을 발라 내야 한다. 아무리 시간을 투입할지라도 여유시간이 줄어들게 되면 시간당 효율성이 떨어져 산출물의 질이 떨어질 수 밖에 없기 때문이다. 그러므로, 업무 시간은 그대로 둔채 우선순위의 조정을 통해서 중요하지 않은 일의 마감시간을 조정하는 것이 필요하다. 이때 업무의 우선순위 조정은 어떻게 해야 할까?

그것은 스스로 판단하기 어려울 수 있다. 그때에는 선임자(관리자)에게 물어서 업무의 중요도를 파악해서 우선순위를 조정해야 한다. 중요도는 낮더라도 빠르게 처리할 수 있는 일이라서 가장 먼저 수행해야 할 것이 있고, 중요도가 높아 그 어떤 것보다 가장 먼저 처리해야 할 것이 있을 수 있다. 그것에 대한 조정은 스스로의 판단이 아닌 선임자와의 협의를 통해 조정해야 한다.

돋보기 : 한 시간내 처리할 수 있는 일은 가장 먼저

업무 우선순위를 조정하는 기본적인 지침은 선임자와 논의하는 것이지만, 이보다 상위 개념에 있는 철칙이 있다. 바로 한 시간내 처리 가능한 빠르게 마감할 수 있는 일을 가장 우선순위에 두라는 것이다. 즉, 단시간 내에 할 수 있는 일이라면 미루지 말고 가장 먼저 완료하는 것이 좋다. 일의 양이 많아지면 심리적 압박감에 의해 시간당 업무 생산성이 떨어질 우려가 있다. 그러므로, 즉시 처리 가능한 일이라면 가장 먼저 해결해서 TO DO의 개수를 줄이는 것이 좋다.

또한, 즉각적인 처리가 가능한 업무 요청은 0순위로 두고 처리하는 것이 좋다. 일처리를 빠르게 한다는 소문이 나면 주변의 사람들은 나를 그렇게 대하기 마련이고, 그렇게 사람들이 나를 대하면 나 역시 그렇게 행동하려고 한다. 주변에서 나를 바라다 보는 시각에 따라 나 역시도 그렇게 행동하려고 애쓰게 되는 것이 인간의 행동 심리이다. 그러므로, 주변에 시간관리의 달인이라는 소리를 들을 수 있도록 행동하면 그것이 결국 선순환 효과를 주어 자연스럽게 내가 시간관리를 더 잘하게 되는 밑거름이 되기 마련이다.


Posted by oojoo
삶이야기2008.05.13 08:30
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워싱턴 포스트 따르면, 한국인은 다른 나라보다 더 열심히 일하면서도 성과는 없다라는 취지의 기사를 포스팅했습니다. 사실 한국인들 열심히 일하는 것이야 두 말하면 잔소리죠.

오죽하면 뉴스 기사로 "야근을 효율적으로 하는 법"이 소개되겠습니까.

사실 우리에게 필요한 것은 야근이 아니라 효율성입니다. 적은 시간으로 업무를 효과적으로 빠르게 처리할 수 있는 시간당 생산성을 높이는 SKILL을 높여야 합니다. 오히려 시간은 줄여서 휴가와 여가를 즐기는 것이 업무 효율성을 극대화해줍니다.


이제 우리 오로지 밤새서 일하기 보다는 짧은 시간에 일을 효율적으로 처리할 수 있는 시간 단축의 스킬을 키울 수 있도록 열심히 자기계발에 투자를 하자구요~

시간관리의 중요성

OOJOO의 시간관리 특강
 - 특강 후기1, 특강 후기2
Posted by oojoo
비즈니스이야기2006.10.06 21:38

체계적인 시스템을 갖춘 회사라면 회의록 양식이 있을 것이다. 모든 회의에는 회사에서 정해준 양식에 맞게 회의록을 정리해 보고하도록 할 것이다. 하지만, 이 같은 회의록 양식이 있다고 하더라도 체계적으로 회의록을 관리하고 보고하는 경우는 드물다. 회의록 작성은 여간 귀찮고 번거로운 것이 아니기 때문이다. 또, 작성한 회의록을 보고한다 하더라도 꼼꼼하게 읽어보는 상사나 동료를 만나기도 쉽지 않다. 그렇다보니 회의록 작성은 형식적으로 작성하게 되고 회의 참석자 중에서 가장 연차가 적은 주니어가 작성하는 경우가 태반이다.

회의록은 회의에 대해서 알고 있어야 할 상사와 회사내 직원과의 회의 내용 공유를 위해서 필요하다. 또한, 회의에 참석한 사람들에게 회의 내용에 대한 확인과 잘못된 내용이 있는지를 정정하기 위해 필요하다. 하지만, 그보다 더 중요한 회의록이 있다. 바로 자신을 위해 작성하는 회의록이다. 회의에 참석한 사람 중에는 회의록을 작성하도록 사전에 지정받은 사람이 있을 것이다.(물론 그러한 시스템이 없는 회사라면 그런 회의록 작성자조차 정해지지 않았겠지만) 비록 그렇게 회의록을 정리하는 사람이 있다 할지라도 나 자신을 위해 회의록을 별도로 작성해두는 것이 좋다.

그렇게 나를 위한 회의록은 왜 필요할까? 우리가 회의를 하는 이유는 나 혼자할 수 없는 일이기에 함께 논의해서 해결 방안을 강구하고 정리하고자 함이다. 회의를 통해서 도출된 결과와 실행방안, 검토해야 할 사항들에 대해서는 회의에 참석한 참석자마다 다를 수 밖에 없다. 공식적으로 회의록을 작성하는 옵저버는 회의 때 발언한 내용들의 Fact만을 기술할 뿐이다. 말속에 숨은 뜻과 앞으로의 계획, 참고해야 할 사항들은 옵저버의 회의록에는 기술될 수 없다. 또한 회의 참석자마다 회의를 통해 깨닫고 느낀 점은 모두 다를 수 밖에 없다.

나를 위한 회의록에는 바로 이러한 것이 기록되어 있어야 한다. 단지 회의에서 발언한 내용들만 기록하는 것은 무의미하다. 회의 이후에 무엇을 해야 할지, 회의를 통해서 느낀 나의 생각 등이 수록되어 있어야 한다. 이러한 기록은 내가 해야 할 업무를 어떻게 관리하고 계획해야 할지 정리하는데 큰 도움이 된다. 그리고, 이렇게 쌓인 회의록은 3개월, 6개월, 1년 후에 참고해서 회의를 통해 진행된 업무에 대한 진단과 점검을 하는데 큰 도움이 된다. 인간의 기억력은 시간에 반비례한다. 수많은 기억력 실험을 보면 인간이 기억할 수 있는 숫자나 사건, 이름 등에는 시간이 흐를수록 급격히 줄어든다는 것을 알 수 있다. 하물며, 1주일 전에 회의 내용을 어떻게 기억하고 있겠는가. 나 자신의 효율적인 업무 능력 향상과 관리를 위해서 회의록 작성은 반드시 필요하다.

그렇다면 회의록의 양식은 어떤 것이 좋을까? 내가 추천하는 회의록 작성 양식은 다음과 같다.

1. 회의시간, 장소, 참석자 명단 그리고 회의 제목을 기록한다.
2. 회의 때 발언한 내용을 Fact 위주로 기술한다.
3. 회의 결과를 Summary 요약한다.
4. 회의 이후에 무엇을 해야 할지 일정과 함께 Action을 기록한다.
5. 회의록 맨 마지막에 회의를 통해 느낀 나만의 생각을 Comment로 기록한다.
6. 회의록에서 중요한 키워드는 굵은 글자로 표시한다.
7. 다른 사람에게 알리고 협조를 구해야 하는 것은 파란색, 빨간색, 녹색 등으로 표시한다.

Posted by oojoo
비즈니스이야기2006.08.10 21:44

목소리 높은 당신(아니 그대, 아니 나 자신), 떠들어대는 만큼 실행력도 우수한가?

언행일치를 평소 하고 있는가? 실질적인 실적과 성과를 보여줄 수 있는 건가?

말(아니 글)로만 떠들어대는 것은 아닌가?

연구나 하고 이상의 실현을 위한 원칙을 연구하는 학자가 아닌 이상, 비즈니스 종사자라면 실현과 실천의 방법에 고민하고 실행에 옮기는 것에 주력하라. 맨날 떠들어대는 것에만 신경쓰다보면 대중에게 가치를 제공하는 창조물을 만드는데 정작 아무런 일조도 하지 못할 뿐이다.

Posted by oojoo

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