사회생활을 하다보면 많은 사람들을 만나게 된다. 이렇게 새로운 사람을 만날 때마다 우리는 명함을 주고 받게 된다. 명함에는 근무처에 대한 정보와 이름, 연락처 그리고 부서와 직함이 표기되어 있다. 거추장스럽게 나에 대해 자세하게 소개하지 않아도 명함만으로 간단히 상대방에 대한 기본 프로필을 알 수 있는 것이다. 난 10년간의 사회생활을 통해서 7개의 명함집에 약 1500여장의 명함을 보관하고 있다. 명함만으로 봐도 1500여명의 사람을 만난 것이다.
이들 명함을 뒤적거리다보면 그간 만났던 사람들이 주마등처럼 스쳐 지나간다. 명함을 통해서 그 사람을 기억해내고 연락을 해서 도움을 받기도 하고 또 도움을 주기도 한다. 만일 이들 명함이 남아있지 않다면 그간 만났던 1500여명의 사람들 중 긴밀하게 계속 연락하지 않는 대부분의 사람들은 기억도 나지 않을 뿐더러 다시 연락해서 보다 긴밀한 관계로 발전시킬 수 있는 기회를 상실하게 될 것이다.
명함은 만남에 대한 기록이자 새로운 사업의 기회를 창출해낼 수 있는 씨앗이다. 하지만 많은 직장인들은 명함 관리를 제대로 하지 않는다. 명함집에 보관하는 것은 둘째치고 책상 위나 가방 안, 서랍 안에 내팽개쳐 있는 것이 대부분이다. 명함집에 보관한다 하더라도 아무런 규칙없이 보관되어 있기 때문에 정작 필요로 할 때는 찾는데 상당한 시간이 걸리기 마련이다.
잘 아는 한 지인은 명함을 디지털 파일의 형태로 관리한다. 명함을 스캔해서 자동으로 PC에 파일의 형태로 저장해서 관리해주는 명함 스캔 장치도 판매되고 있다. 하지만 이러한 장치는 돈을 주고 사야 하기 때문에 부담이다. 하지만 그 지인의 방법은 별도 비용을 들이지 않고도 쉽게 명함을 관리해준다. 이때 중요한 것은 명함은 매번 받은 후에 바로 정리해야 한다는 것이다. 내일, 모레로 미루다보면 금새 수십장으로 넘쳐난 명함 관리가 부담스럽고 시간이 오래 걸려 명함 관리를 중도에 포기하게 된다.
그는 명함을 받은 후 회사로 복귀하자마자 바로 명함에 수록된 내용과 미팅 시에 파악한 상대방에 대한 프로필을 간략하게 아웃룩의 주소록 기능에 저장해둔다. 이렇게 저장된 내용은 그가 사람을 찾을 때 단지 1초도 되지 않는 시간에 원하는 명함을 찾도록 도와준다. 마치 구글이나 네이버의 지식검색에서 인터넷에서 제공되는 정보를 수초만에 찾는 것과 똑같다. 아웃룩의 주소록에 기록된 내용은 검색 기능으로 빠르게 찾을 수 있도록 해주는 것이다. 내 경우는 엑셀을 이용해서 정리를 해두고 있다. 물론 매번 명함에 수록된 내용을 일일히 기록해 넣어야 한다는 것이 여간 귀찮고 번거로운 일이 아니다. 하지만 하루하루 1~2분의 시간 투자가 쌓이다보면 나중에 빠르고 간편함을 가져다 줄 것이다.
이렇게 PC를 이용해서 명함을 저장하고 관리할 때 명함에 수록된 상대방의 이름, 회사명, 부서명, 직위 그리고 연락처 외에 미팅을 통해 알게 된 그 사람에 대한 프로필과 미팅 내역을 간략하게나마 정리해두면 무척 유용하게 사용할 수 있다. 꼭, 만난 사람의 특징과 성향, 복장과 같은 것을 기록해두도록 하자. 이러한 내용이 나중에 기억을 떠올리는데 큰 도움이 된다. 간혹 미팅 시에 명함 위에 필기를 하는 경우가 있는데 이것은 상대방에게 무척 실례되는 태도이다. 명함은 얼굴이나 마찬가지이기 때문에 그 위에 필기하는 것은 그리 상대방에게 유쾌한 일이 아니다. 다이어리나 노트에 기록을 해두거나 포스트잇을 이용해 기록한 후에 명함에 부착하는 것이 좋다. 그리고 이렇게 기록한 내용은 아웃룩의 주소록에 그대로 옮겨두면 나중에 유용하게 참고할 수 있을 뿐 아니라 정보를 검색할 때도 유용하다.
물론 명함을 이렇게 꼭 PC를 이용해서 관리하는 것만이 정답은 아니다. 명함집을 효과적으로 관리하는 것 또한 정답이다. 명함집에 명함을 넣을 때 인덱싱을 해서 쉽게 찾아볼 수 있도록 하고 명함의 종류에 따라 명함집을 다르게 지정함으로써 찾을 때 보다 빠르게 할 수 있도록 한다. 이렇게 명함을 체계적으로 관리해야 추후 명함을 필요로 할 때 쉽게 찾아볼 수 있다.
