2008.11.30 08:00

시간관리의 시작, TO DO 관리

아래 내용은 시간관리라는 주제로 준비 중인 책의 일부 내용입니다. 전문을 수정없이 옮깁니다.
참고로 시간관리, 업무관리의 유용한 방법론 중 하나인 GTD에 대한 글도 참고하시기 바랍니다.
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오늘 할 일을 절대 잊지 않는 것에서 시작하라.

오늘 내가 해야 할 일(TO DO)을 스스로 자각하고 있는가? 그 할일을 구체적으로 나열할 수 있는가? 할 일이란 아주 거창한 프로젝트나 1주, 1개월 이상 걸리는 커다란 규모의 일을 말하는 것이 아니다. 당장 오늘 내가 해야 할 작은 업무들을 말한다. 그런 오늘 할 일을 나는 명확하게 알고 있는가? TO DO를 정확하게 잊지 않고 자각하고 있는 것만으로도 당신은 시간관리의 가장 중요한 핵심 스킬을 습득하고 있다라고 말할 수 있다.

■ 해야 할 일의 중요성

시간관리의 훌륭한 명언 중 하나인 "오늘 할 일을 내일로 미루지 말라"라는 말처럼 오늘 처리해야 할 업무를 내일로 미루는 것은 가장 피해야 할 철칙이다. 그런데, 정작 중요한 것은 오늘 할 일 자체를 명확하게 파악하는 일이다. 오늘 할 일이 무엇인지조차 모른다면 나도 모르는 사이에 시간관리의 가장 중요한 철칙 하나를 망각하게 된다.

● 블랙홀로 사라져 버리는 할 일들

직장인의 비애 중 하나는 한 꺼번에 많은 일들이 쏟아져 들어온다는 점이다. 한 번에 한 가지 일만 할 수 있다면 좋으련만 회사 일은 여러 가지 일들이 한꺼번에 진행된다. 그렇다보니 일의 완성도는 떨어지고 제 시간에 끝내지 못하는 경우가 발생하기 마련이다. 또, 특히 유념해야 할 것은 쏟아져 들어오는 업무 속에 내가 해야 할 일 자체가 중간에 사라져 버린다는 것이다.

회사에서 해야 할 일이란 것은 규모가 큰 것도 있지만 작은 것들도 있다. 특히 이 작은 업무들은 다양한 경로를 통해, 다양한 방법으로 요청받게 된다. 메일이나 정식 업무 요청서 등을 통해서 업무가 지시되는 것보다는 구두를 통해 전달받는 경우가 대부분이다. 식사를 하던 중, 엘레베이터에서 우연히 만나서, 회의를 하던 중, 전화를 하던 중에 업무 지시를 받게 된다.

그렇게 입수된 업무는 잠시 한눈 파는 사이에 블랙홀로 사라져 버린다. 누가, 언제까지, 왜 그 일을 시켰는지 제대로 기록해두지 않으면 사라진다. 때로는 시킨 사람 조차도 그것을 잊게 된다. 그렇게 사라져 버린 일들은 나중에 부메랑처럼 되돌아와 다른 업무에 영향을 주기 마련이다.

● HOW보다 WHAT이 중요

우리는 흔히 Know HOW가 업무 능력의 최고 가치로 생각하기 쉽다. 물론 남들보다 일을 빠른 시간 내에 처리하기 위해서는 HOW가 중요하다. 일 처리하는 방법과 스킬을 알면 단시간 내에 결과물을 얻어낼 수 있다. 하지만, HOW라는 지식을 얻는 과정은 오랜 업무 경험과 교육, 자기계발을 통해 쌓는 것이다. 그 HOW를 쌓아 가기 위한 첫걸음이 WHAT을 관리하는 역량이다.

HOW를 얻기 위해서는 WHAT을 잘 파악하고 잊지 않아야 한다. 출근해서 오늘은 어떤 일을 해야 하고, 내일은, 이번주는, 이번달은 내가 무엇을 해야 하는지를 수시로 파악하고 있어야 한다. 그렇게 할 일들(WHAT)을 잊지 않고 하나하나 챙겨 나가는 과정 중에 HOW를 습득하게 된다.

모름지기 직장인이라면 회사에서 내가 하는 일이 얼마나 중요하고 어떤 기대효과를 가져다 줄지 알아야 한다. 즉, 내가 전체 퍼즐에서 어떤 부분을 맞춰 가고 있는지 알아야 한다. 내가 맡은 작은 업무가 큰 업무의 어떤 부분에 속하는지 알아야 한다. 그래서, WHAT을 파악하는 것이 중요한 것이다. 내가 할 일을 확인하기 앞서 그 일이 어떤 목적으로 왜 하는 것이고 그 일 전체에 대한 윤곽을 알고 있어야 한다. 그러므로, 업무 요청이 들어오면 가장 먼저 그 일의 전체적인 개요와 윤곽, 목적 등에 대해 반드시 물어야 하며 이후 일의 마감 시간 등에 대해 꼭 챙기도록 한다.

돋보기 : 업무 요청 받아들이기

직장인에게는 끝없이 일감이 쏟아져 들어온다. 그 많은 일감을 잊지 않는 것도 중요하지만 그런 업무를 요청받을 때에는 반드시 아래의 사항들은 확인해야 한다.

1. 업무의 목적 : 업무의 산출물을 통해 궁극적으로 얻고자 하는 것이 무엇인지 알아야 한다. 또한, 타 부서에서 요청받는 경우에는 내가 이 일을 하는 것이 맞는지에 대해 선임자(관리자)에게 확인받는 것도 필요하다

2. 구체적 산출물 : 산출물은 어떠한 형태로 정리되어야 하며(문서 파일, 구두보고, PT 등), 어떤 내용을 담고 있어야 하는지 구체적으로 파악해야 한다.

3. 마감시간 : 업무의 최종 마감시간이 언제까지인지 확인한다. 다른 업무 우선순위에 따라 조정 가능한지도 확인하는 것이 좋다.

4. 가용 가능한 자원 : 요청받은 업무를 수행하기 위해 필요한 자원(예산 또는 지원 인력 등)에 대해 확인하고, 진행하며 부족한 부분이나 모르는 부분에 대해서는 누구에게 업무 협조를 구하는 것이 좋을지 파악하는 것이 필요하다.

5. 이해관계자들의 내역 : 이 업무와 유관한 부서와 관련 담당자들이 있다면 그들이 누구인지 파악하는 것도 중요하다.

이상의 5가지를 사실 수직문화가 팽배한 조직 내에서는 쉽사리 말조차 꺼내어 물어보기 어려울 수 있다. 하지만, 상기 사항을 명확하게 파악하지 못하면 업무의 완성도가 떨어지고 그것은 결국 내 업무 평가에 문제를 야기하기 때문이다. 그러므로, 직접적이 아니더라도 간접적으로라도 업무 요청 내역에 대해 꼼꼼하게 파악하는 지혜가 필요하다.


● 매니저의 업무 요청법

매니저 뿐 아니라 업무를 요청하는 사람은 업무를 요청할 때에 상대에게 충분한 배경설명과 구체적인 업무 산출물 등에 대해 이야기를 해줘야 한다. 더 중요한 것은 업무 요청 내역을 잊지 않는 것이다. 사실 회사 내에서 진행하는 수 많은 일들은 혼자서 하는 것보다 서로 얽히고 설켜있다. 타부서나 다른 업무 담당자와 공조하며 진행하는 일들이 대부분이다. 그렇기에 업무의 성과 중 상당 부분이 커뮤니케이션 스킬에 의해 좌우된다.

특히 일을 요청하는 것은 요청받는 것보다 더 중요하다. 업무를 요청한 이후에는 그 요청한 업무를 절대 잊어서는 안된다. 즉, 업무 요청자는 요청한 이후에 주기적으로 요청한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 파악해야 하며 마감시간 내에 완료가 가능한지를 파악하는 모니터링이 필수적이다. 사실 제 시간에 완수되지 못하거나 요청자나 요청받는자 서로 업무 요청을 잊어서 공중분해되는 일들이 우리 주변에는 심심치 않게 발견되곤 한다.

그러므로, 업무를 요청한 이후에는 해당 업무에 대한 내역과 마감시간, 요청자에 대해 기록해두고 주기적으로 확인하는 것이 좋다. 업무 최초 요청 이후에 마감 시간 전과 중간쯤에 직간접적으로 요청한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 확인해야 한다. 물론 그 모니터링이 너무 지나쳐 상대에게 스트레스와 족쇄처럼 느껴지지 않도록 하는 균형감이 필요하다.

■ TO DO 잊지 않기

시간관리에 가장 중요한 것은 할 일을 잊지 않는 것이다. 즉, TO DO를 항상 수시로 잊지 않도록 해야 한다. 내가 앞으로 해야 할 일, 처리해야 할 일, 완료해야 할 일을 잊지 않아야 한다. 그것을 잊지 않기 위해서는 메모가 필요하다. 절대 머리를 믿지 말고 내가 해야 할 일을 수시로 기록할 수 있도록 한다.

● 할 일을 잊지 않는 법

할 일을 잊지 않는 것은 눈에 띄는 곳에 TO DO를 기록해두는 것이다. 그 TO DO는 수시로 업데이트되어야 한다. 내게 요청이 들어온 업무는 무조건 가장 먼저 TO DO에 기록해야 한다. TO DO에 기록된 일은 항상 눈에 띌 수 있는 곳에 위치해서 항상 내가 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 한다. 그렇다면 어디가 가장 좋을까?

컴퓨터를 자주 다루는 사용자라면 바탕화면이 적합하다. 그렇지 않다면 자주 사용하는 다이어리나 메모지가 좋다. 포스트잇을 이용해서 책상 옆 눈에 띄는 곳에 위치해두면 좋다. 특히 컴퓨터 바탕화면에 메모해두는 것은 내용의 수정과 첨삭이 쉽기 때문에 유용하다. TO DO는 간단 명료하게 주요 키워드로만 기록하는 것이 좋다.

[TO DO의 예]
  1. 모바일 위젯 시장 동향 조사 (~3.4/From박부장-To)
  2. 2009년 하반기 마케팅 리서치 진행 확인 (~4.3/To김지은)
  3. 중국 스마트폰 시장 현황 파악 필요

TO DO는 꾸준하게 관리하는 것이 중요하다. 내게 들어온 모든 업무 요청은 아무리 사소한 것이라도 TO DO에 기록해야 하며, 해결된 것은 바로 즉시 삭제해야 한다. 식사하러 가던 도중에 잠깐 만난 이사님이 요청한 업무, 엘레베이터에서 만난 박부장이 요청한 업무, 내가 타부서 등에 요청한 업무, 내가 간단하지만 처리해야 할 업무.. 이 모든 것을 반드시 TO DO에 간단하게 기록해서 잊지 않도록 해야 한다.

● 우선순위의 조정

업무가 많아지다보면 당연히 더 많은 시간을 투입해야 한다. 시간은 한정되어 있는데 해야 할 일은 많다면 당연히 더 시간을 투자해야 한다. 하지만, 시간은 무한한 자원이 아니다. 그러므로 결국 24시간 중 잠잘 시간이나 밥먹을 시간 등을 줄여서 업무 시간으로 전환해야 한다. 하지만, 이러한 시간 투자가 계속되면 결국 경쟁력이 약화되고 만다. 업무 집중 투입을 위해 간혹 이러한 시간 활용은 피치 못할 선택이지만 상시적인 운영은 에너지를 고갈하게 만들 뿐이다. (만일 이러한 것을 조장하는 회사에 근무한다면 회사를 그만두거나 그냥 순응하며 살아야 할 것이다.)

업무량이 많아지면 당연히 우선순위의 조정을 통해 먼저 해야 할일을 발라 내야 한다. 아무리 시간을 투입할지라도 여유시간이 줄어들게 되면 시간당 효율성이 떨어져 산출물의 질이 떨어질 수 밖에 없기 때문이다. 그러므로, 업무 시간은 그대로 둔채 우선순위의 조정을 통해서 중요하지 않은 일의 마감시간을 조정하는 것이 필요하다. 이때 업무의 우선순위 조정은 어떻게 해야 할까?

그것은 스스로 판단하기 어려울 수 있다. 그때에는 선임자(관리자)에게 물어서 업무의 중요도를 파악해서 우선순위를 조정해야 한다. 중요도는 낮더라도 빠르게 처리할 수 있는 일이라서 가장 먼저 수행해야 할 것이 있고, 중요도가 높아 그 어떤 것보다 가장 먼저 처리해야 할 것이 있을 수 있다. 그것에 대한 조정은 스스로의 판단이 아닌 선임자와의 협의를 통해 조정해야 한다.

돋보기 : 한 시간내 처리할 수 있는 일은 가장 먼저

업무 우선순위를 조정하는 기본적인 지침은 선임자와 논의하는 것이지만, 이보다 상위 개념에 있는 철칙이 있다. 바로 한 시간내 처리 가능한 빠르게 마감할 수 있는 일을 가장 우선순위에 두라는 것이다. 즉, 단시간 내에 할 수 있는 일이라면 미루지 말고 가장 먼저 완료하는 것이 좋다. 일의 양이 많아지면 심리적 압박감에 의해 시간당 업무 생산성이 떨어질 우려가 있다. 그러므로, 즉시 처리 가능한 일이라면 가장 먼저 해결해서 TO DO의 개수를 줄이는 것이 좋다.

또한, 즉각적인 처리가 가능한 업무 요청은 0순위로 두고 처리하는 것이 좋다. 일처리를 빠르게 한다는 소문이 나면 주변의 사람들은 나를 그렇게 대하기 마련이고, 그렇게 사람들이 나를 대하면 나 역시 그렇게 행동하려고 한다. 주변에서 나를 바라다 보는 시각에 따라 나 역시도 그렇게 행동하려고 애쓰게 되는 것이 인간의 행동 심리이다. 그러므로, 주변에 시간관리의 달인이라는 소리를 들을 수 있도록 행동하면 그것이 결국 선순환 효과를 주어 자연스럽게 내가 시간관리를 더 잘하게 되는 밑거름이 되기 마련이다.


Trackback 4 Comment 5
  1. oxyzen@gmail.com 2008.11.30 11:43 신고 address edit & del reply

    책 제목은 정하셨나요? '대기업에서 일하는 법' 등이 좋을것 같네요.. 늘 그렇지만 아는 것보다 실행이 문제더군요.

    • BlogIcon oojoo 2008.12.01 13:06 신고 address edit & del

      아직 책 제목은 정하지 않았습니다. 내년 3~4월 경에 출간하려 하는데, 이거 시간관리가 잘 안되네요. ^^ 시간관리 책 쓰면서 시간관리가 안되다니.. 이런~~~

  2. BlogIcon iHWAN 2008.12.01 10:15 신고 address edit & del reply

    돋보기 : 한 시간내 처리할 수 있는 일은 가장 먼저

    이부분이 가장 느끼는 바가 크군요. 프랭클린 플래너와 같은 곳에서는 우선순위가 높은일을 먼저 하라고 적혀있던거 같은데. 간단한 일이 있는데도 '그렇게 하는것이 옳은가?'라는 의문이 들었었는데 좋은 지적이신거 같습니다.

  3. BlogIcon H₁ 2008.12.10 11:16 신고 address edit & del reply

    이걸 해보려고, 제 맥에다 Things도 설치하고, 아이팟터치에도 함께 설치했는데 말이죠... 결국 할 일을 적는 단순한 행위가 안 되더군요. 그저 잊어버리지 않으려고 아웃룩 캘린더에 날짜별 할일을 적는 식으로 해나가고 있습니다. 역시 업무 관리에는 사무실의 데스크탑이 최고더군요. PC용 GTD프로그램은 없을까요?

    • BlogIcon oojoo 2008.12.10 11:51 신고 address edit & del

      없을리가 없죠. ^^
      http://oojoo.tistory.com/209

      위 글 참고하시면 PC용은 물론 WWW용도 있습니다. 최근에는 GMAIL에 TO DO 기능이 제공되기도 하더군요 ^^
      다음 캘린더에도 TO DO 기능이 있답니다.



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