업무관리의 시작은 TO DO 즉, 할일을 관리하는 것에서 시작한다. 할일을 관리하는 유틸리티와 서비스는 다양하다. 훌륭한 툴을 이용하기 전에 TO DO 관리가 습관화되어야 함은 당연하다. 훌륭한 목수는 연장탓을 안한다지만, 훌륭한 툴을 이용하면 TO DO 관리를 위한 습관과 개념을 잡는데 큰 도움이 되기도 한다. 다양한 TO DO 관리의 유틸리티를 살펴본다.
◈ WWW 기반의 리멤버더밀크
TO DO를 관리하는데 David Allen라는 분이 저술한 GTD(Getting Things Done)가 대표적인 방법론입니다. 이 방식을 이용하면 TO DO를 관리하는데 개념적인 생각을 정리할 수 있다.
1. 해야 할 모든 일들은 우선 IN BOX라는 곳에 보관한다.
2. 내가 할 일이 아니거나 기약없는 나중에 해야 할 일이거나, 참고하고 있으면 될 일들은 한 쪽에 치워둔다.
3. 해야 할 일들이라면 일의 마감일에 따라 당장 할 일, 특정 날짜까지 할 일, 가급적 빠르게 해야 할 일 등으로 분류한다. 단, 이때 2분 내에 처리할 수 있는 일이라면 가장 먼저 우선순위에 두고 처리한다.
4. 내가 할 일이 아니라 타인에게 위임해야 하는 일이라면 전달한다.
5. 일의 규모가 커서 프로젝트화해야 하는 것이라면 Action PLAN을 정리해서 일을 세분화하고 이 일들을 다시 마감일에 따라 분류하거나 위임할 일들을 전달한다.
6. 전체 내역 중 당장 해야 할 일과 마감일이 정해진 일, 빠른 시간 내에 처리해야 할 일들은 TO DO LIST로 특별 관리하도록 한다.
이러한 개념에서 할 일을 관리하는 서비스로서 리멤버더밀크(http://www.rememberthemilk.com)는 WWW을 통해 제공되고 있다. 미국 서비스이지만 한국에서도 사용할 수 있도록 한글로 서비스가 제공된다.
리멤버더밀크에서 ‘할 일’을 이용해 할일의 범주를 탭별로 구분해서 관리할 수 있다. 개인적인 일, 교육, 회사업무 등으로 구분되며 TO DO는 타인에게 위임하거나 타인에게서 위임받은 일이 받은 할일, 보낸 할일에 보관된다.
할 일의 제목과 태그 및 마감기간 등에 대해 기록한 후에 노트에 할일에 대한 간단한 소개를 정리해 넣는다. 이후 중요한 것은 TO DO를 실시간으로 관리하는 것이다. 일을 완료했다면 완료 표시를 해야 하며 새로운 할 일이 생기면 반드시 이곳에 새롭게 등록해야 한다.
리멤버더밀크에 기록된 할 일들은 알림 메시지를 통해서 메일, 메신저 등을 통해서 마감시간 전에 확인이 가능하다. 단, 한국의 경우 휴대폰을 이용한 TO DO 확인과 알림 메시지 전달이 완전하지 않다. 미국 등에서는 휴대폰으로 TO DO를 실시간으로 확인하고 기록할 수 있어 PC가 없는 곳에서도 휴대폰만으로 TO DO를 관리할 수 있다.
◈ 컴퓨터용 유틸리티
PC용 TO DO 관리 유틸리티로 라이프로그(http://www.lifemanager.me/zbxe/Download)는 무료로 사용할 수 있는 업무 관리 프로그램이다. 또한, Things라는 맥용(아이폰/아이팟터치용) 유틸리티는 상용 프로그램이지만 깔끔한 TO DO 관리 유틸리티이다.
라이프 매니저는 업무 관리 외에 프로젝트 정리와 주소록, 메모장, 업무보고, 회의록 작성 등의 목적으로 사용이 가능하다. 라이프 매니저를 실행 후 나타나는 첫 화면에서 현재 진행 중인 프로젝트 내역과 당장 해야 하는 할 일들과 추후 해야 할 일, 타인에게 위임한 일들 목록을 한 눈에 확인할 수 있다.
상단의 탭 목록창에서 마감 순서에 따라 해야 할 일을 등록한다. 정확하게 정해지지 않은 마감일을 가진 TO DO라면 ‘언젠가/어쩌면’이라는 탭을 이용하고 날짜가 정해진 경우에는 ‘다음행동’에 기록해 넣는다. 또한, 오늘이나 주간을 이용하면 최대한 빨리 해야 할 일들을 등록한다. TO DO를 기록해 넣을 때에 우측 하단의 표시창에 TO DO 기록에 대한 개념도가 나타나므로 라이프 매니저의 사용에 큰 어려움이 없다.
TO DO 유틸리티 사용의 핵심은 시도때도없이 항상 실시간으로 TO DO를 기록해 넣는 것에서 시작된다. 반드시 모든 할 일을 그때그때마다 메모해야 한다. 그리고, 그 일을 끝낸 이후에는 완료 표시를 체크해야 한다.
Things는 맥용 유틸리티로 상용 프로그램이지만 사용이 무척 직관적이다. 좌측의 Inbox에 해야 할 모든 일들을 기록해 넣는다. 맨 아래의 ‘New’를 이용해서 새로운 TO DO를 기록해 넣을 수 있다. TO DO를 기록해 넣을 때에 당장 해야 할 일은 Today에, 최대한 빠른 시간 내에 처리해야 할 일은 ‘Next’, 마감이 정해지지 않은 시일 내에 해야 할 일이라면 ‘Someday’, 일정이 정해진 일이라면 ‘Scheduled’에 기록해 넣는다.
‘ORGANIZE’에서는 프로젝트 리스트를 정리해 넣는 ‘Porjects’와 특정한 장소(영역)으로 TO DO를 구분할 때 사용하는 ‘Areas’가 있다. Projects를 만든 이후에 그 프로젝트에 하위의 TO DO List를 추가해 넣을 수 있다. 물론 각각의 TO DO 내역은 FOCUS의 마감기간을 설정해서 FOCUS에서 볼 수 있다.
Things의 장점은 이렇게 저장한 TO DO를 아이폰/아이팟터치의 Things 프로그램과 동기화해서 사용할 수 있다는 점이다. 어디서든 바깥에서도 아이폰을 이용해서 Things로 TO DO를 확인할 수 있어 편리하다.
TO DO 관리를 통한 업무관리의 핵심은 해야 할 일을 항상 알고 반드시 수시로 그 내역을 실시간으로 관리해야 한다는 점이다.
